Produtividade é algo se cobra cada vez nais das empresas, equipes e pessoas.
Mas, seja sincero: você sabe mesmo o que é significa produtividade?
A produtividade pode ser definida como a relação entre quantidade produzida, recursos utilizados para produzir e a qualidade do produto ou serviço entregue ao mercado.
Aumentar a produtividade da empresa é um meta constante dos empreendedores de sucesso.
A busca incessante por maneiras de tornar o negócio mais produtivo exerce impacto direto nos resultados da organização.
Ou seja: uma empresa com bons índices de produtividade é aquela que consegue produzir muito, com o mínimo de recursos possíveis e sem pecar na qualidade.
Alcançar o equilíbrio entre produção, recursos e qualidade tem sido um dos maiores desafios das empresas em um mundo cada vez mais competitivo.
Mas, afinal, como melhorar a produtividade de uma empresa? A resposta você encontra nas 7 dicas que elaboramos a seguir!
Veja também: Produtividade: 8 dicas para reuniões mais eficazes
12 dicas de como aumentar a produtividade na empresa
Saber como melhorar a produtividade de uma empresa passa por diversas áreas. Por isso, selecionamos algumas das dicas mais importante para quem deseja alcançar esse objetivo.
Leia cada uma delas atentamente e defina quais são as mais adequadas para adotar em seu negócio, assim, descubra e como aumentar a produção e a produtividade de forma ágil e objetiva.
1 – Metas bem estabelecidas
As metas das equipes precisam sempre estar em consonância com os objetivos estratégicos da empresa.
Além disso, é importante que elas sejam específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com um prazo bem definido.
Dessa forma, todos os colaboradores precisam trabalhar em sinergia para alcançar resultados satisfatórios e que levam aos objetivos da empresa.
Procure deixar claro o papel de cada na busca por essas metas, para que se sintam valorizados e entendam a importância de seu trabalho para alcançar os resultados do negócio.
Dessa forma, o engajamento e a produtividade vai aumentar.
2 – Uma excelente gestão de pessoas
A tecnologia, as instalações, os equipamentos, a qualidade dos produtos e dos serviços e o planejamento estratégico são muito importantes para qualquer negócio. Mas, sem as pessoas certas para tocar tudo isso, nenhuma empresa prosperará.
Por isso, se você quer mesmo saber como aumentar a produtividade no trabalho, precisa fazer uma excelente gestão de pessoas, isto é:
- Definir corretamente quais competências seus colaboradores precisam ter;
- Atrair profissionais com essas características no mercado;
- Fazer a seleção dos melhores profissionais;
- Acolhê-los na empresa por meio de um bom processo de integração de novos colaboradores;
- Definir os benefícios e remunerações adequadas para que se mantenham na empresa;
- Criar mecanismos de motivação e reconhecimento;
- Definir perspectivas de carreira e de crescimento na empresa, de forma clara e objetiva;
- Avaliar continuamente o desempenho dos colaboradores;
- Promover os que têm o perfil certo para se tornarem líderes;
Entre outras providências.
Conhecer boas práticas de gestão de pessoas nunca é demais, por isso, confira mais algumas delas neste infográfico:
Veja também: Como fazer gestão de pessoas, conquistar colaboradores e reter talentos de uma vez por todas
3 – Melhoria contínua de processos
Por mais que você acredite que os processos de sua empresa vão bem, eles sempre podem ser melhorados. Assim, sem dúvida, se eles tiverem um desempenho cada vez melhor, essa será uma manira muito eficaz de como aumentar a produção e a produtividade do negócio.
Para promover uma melhoria contínua dos processos, é preciso antes analisar como eles se encontram atualmente (a chamada fase AS IS, “como está”, em inglês).
A partir disso, determinam-se quais aspectos podem ser melhorados (TO BE, “como será”).
O objetivo é identificar falhas e ineficiências e encontrar maneiras de aperfeiçoar os processos da empresa.
Depois de implantado o processo melhorado, é preciso medir os resultados e se assegurar de que ele realmente é mais produtivo e eficiente.
Em caso positivo, é adotado. Mas, mantem-se o processo sempre monitorado, em busca de novas melhorias sempre que a produtividade der sinais de estar diminuindo.
Dessa forma, a organização conseguirá entregar mais valor para o seu cliente, melhorar sua performance, reduzir custos e fortalecer a sua presença no mercado.
Saiba mais: Vantagens do Ciclo PDCA: veja como ele otimiza a qualidade da sua empresa
4- Fazer uma bos gestão de suprimentos
Se você conseguir manter sua empresa bem abastecida, sem falta dos itens necessários para a produção, e com um bom custo de aquisição, sua produtividade aumentará.
Por quê?
Porque além de evitar a parada de operação por falta de materiais, você também reduz os custos dos recursos utilizados, o que, por definição aumenta sua produtividade. Isto é: você fará mais, com menos!
Quer umas dicas de como fazer uma boa gestão de suprimentos? Então, confita este infográfico:
Saiba mais: O que é cadeia de suprimentos e como promover o gerenciamento adequado para obter o sucesso nos negócios
5 – Treinamento das equipes
Equipes bem treinadas e capacitadas são fundamentais para aumentar a produtividade da empresa.
Isso porque o treinamento ajuda a alinhar o comportamento e as habilidades dos funcionários com os objetivos da organização.
Treinar as equipes deve ser visto como um investimento e não como um gasto.
As empresas que não fazem isso estão sujeitas a erros e retrabalhos.
Por isso, o treinamento torna o funcionário mais apto para desempenhar as suas tarefas diárias com qualidade, aumentando, portanto, sua produtividade.
6 – Comunicação interna
Como a sua empresa se comunica com os funcionários?
Como as equipes se comunicam entre si?
Saiba que a falta de uma comunicação interna eficiente é uma das principais causas para a queda da produtividade.
Dessa forma, é importante avaliar a maneira com que a comunicação se dá dentro da empresa e como ela afeta (positiva ou negativamente) a rotina de trabalho dos colaboradores.
Promover a comunicação interna de forma estratégica contribui para aumentar a produtividade da empresa, pois possibilita a troca de ideias entre os colaboradores.
Para isso, pode-se utilizar ferramentas e plataformas que centralizem as informações e unifiquem o diálogo, como murais, intranet e chats corporativos.
O uso da tecnologia na comunicação interna já é uma prática consolidada. É fundamental contar com um software desse tipo, ou mais e um deles.
7 – Softwares de gestão
Como melhorar a produtividade de uma empresa por meio de softwares de gestão?
Ora, as possibilidades são variadas: CRM, gerenciamento de projetos, automação de marketing, gestão financeira, comunicação, etc.
Uma empresa de e-commerce, por exemplo, pode emitir uma nota fiscal automaticamente logo após o pagamento ser aprovado e lançar o recebimento em seu sistema de controle financeiro.
Ao automatizar determinadas tarefas, a empresa pode realocar seus recursos humanos em outras atividades mais estratégicas para o negócio.
Veja mais em nosso blog: 10 Ferramentas de gestão de projetos que vão integrar sua equipe e trazer resultados
Um exemplo de software de gestão que sem dúvida é uma excelente maneira de como aumentar a produtividade da empresa é uma plataforma de CRM.
Veja as vantagens de adotar uma em seu negócio:
Leia também: Customer Relationship Management – CRM: O que é? Por que é importante? Quais as vantagens? Que software contratar?
8 – Não sobrecarregue os funcionários
Lembra que lá no começo do texto a gente disse que a produtividade é produzir o máximo possível com mínimo de recursos?
Perceba que a palavra “possível” não aparece à toa.
É claro que quanto mais o funcionário conseguir produzir, melhor.
Mas isso tem que ser feito de acordo com o princípio da razoabilidade. Caso contrário, a qualidade final será prejudicada.
Dessa forma, ao distribuir as demandas, procure não sobrecarregar os funcionários. Não dê a eles um fardo que eles não consigam carregar.
9- Colaboração online
Além dos softwares de gestão, as novas tecnologias e a transformação digital nas empresas trouxeram outro trunfo para quem deseja saber como aumentar a produtividade de uma empresa: softwares colaborativos.
Além dos drives compartilhados onde é possível arquivar os mais diversos documentos e também editar alguns deles online, em tempo real e de forma colaborativa – como planilhas, textos e apresentações de slides -, existem os softwares especialmente criados para isso.
Entre eles podemos destacar o Slack, uma espécie de superchat corporativo interno, com as mais diversas funcionalidades, como troca de arquivos, criação de salas por setor, projeto ou qualquer outro tema de interesse, videoconferência, integração com diversos outros softwares e muitas outras vantagens.
Assim, é possível usar uma única plataforma de comunicação, tanto para conversas em grupo como one to one, centralizando a troca de informações e o arquivamento de dados.
Dessa forma, fica muito mais fácil e ágil tomar decisões e levar o grupo a trabalhar um apoiando o outro, com sinergia, o que, sem dúvida, é uma ótima forma de como aumentar a produtividade de uma empresa.
Confira mais algumas dicas de colaboração no trabalho em nosso blog:
- Ferramentas de colaboração estão em alta: conheça 5 delas
- Colaboração no trabalho: use a tecnologia como aliada!
10 – Clima organizacional harmonioso
A nossa última dica de como melhorar a produtividade de uma empresa diz respeito ao clima organizacional.
Para que os funcionários possam executar bem as suas atividades, eles precisam contar com boas condições de trabalho; além disso, uma atmosfera amigável e harmoniosa também faz toda a diferença.
O funcionários que trabalham em um ambiente amigável, organizado, seguro, saudável, motivador e com bons equipamentos tende a ser mais satisfeito e a produzir melhor.
11 – Faça o planejamento estratégico anual
Atualmente a maioria das empresas faz um planejamento estratégico anual, mas, algumas delas, transformam esse importante documento em uma mera formalidade. Assim, na prática, ele não é usado no dia a dia do negócio.
Esse é um dos maiores eros que uma empresa pode cometer! Sem o planejamento estratégico não há como aumentar a produtividade de uma empresa.
Por meio dele é feito um estudo do ambiente interno e externo da empresa em busca de suas fraquezas e forças, além das oportunidades e ameaças que se vislumbram no horizonte.
Assim, é possível definir a melhor manira de aproveitar oportunidades e superar ameças usando as forças da empresa e melhorando as áreas onde ela é fraca.
Além disso, é feito um estudo da concorrência, do mercado, do público-alvo e quais são suas necessidades e desejos.
Ao final, são definidos os objetivos e as metas, assim como os planos de ação para colocar em prática hoje as medias que farão com que o senário futuro, o amanhã, seja o mais favorável possível para empresa.
Saiba mais:
- Planejamento Estratégico Situacional: passo passo para implementar na sua empresa
- Como apresentar um planejamento estratégico: 8 dicas que você precisa conhecer
- Dificuldades no planejamento estratégico: confira as 8 maiores e saiba como superá-las
Essas foram as nossas 7 dicas de como aumentar a produtividade da empresa.
Você já emprega alguma delas em seu negócio? Teria outras sugestões para compartilhar com a agente? Conte suas experiências nos comentários.
12 – Faça um diagnóstico organizacional
Para melhorar a produtividade do seu negócio é fundamental fazer um diagnóstico da situação e encontrar oportunidades de melhoria.
A Setting é uma empresa de consultoria empresarial que trabalha a gestão para resultados, baseada em fatos, com foco no cliente e na excelência, para criar valor.
Uma de nossas especialidades é o mapeamento, modelagem e melhoria de processos.
