As organizações buscam, constantemente, obter resultados mais significativos.
Com o acirramento da concorrência e a dificuldade na busca por diferenciais competitivos sustentáveis, é fundamental otimizar processos e alcançar altos níveis de produtividade.
Existem diversas maneiras para alcançar esse resultado, usando, por exemplo, a gestão por processos para aumentar a sua eficiência operacional, responder rapidamente às demandas do mercado e aumentar a produtividade.
No entanto, esses objetivos, para serem alcançados, dependem – evidentemente – da maneira como os processos internos da empresa são realizados.
Mesmo que a empresa invista em ferramentas de gestão, tecnologias inovadoras e capacitação da equipe, se os processos não forem eficientes e otimizados, os resultados não aparecerão.
Por outro lado, se for realizada uma otimização eficiente dos processos, a empresa economizará tempo, recursos e diminuirá erros, tornando-se mais rentável e competitiva no mercado.
Neste artigo, vamos mostrar como otimizar processos na sua empresa, suas vantagens e dicas para iniciar esse projeto.
O que é otimização de processos, afinal?
Para entender como otimizar processos na empresa, é necessário seguir um roteiro, um passo a passo.
O objetivo é evitar o desperdício de recursos, atrasos, gargalos e atividades executadas em paralelo, entre outros problemas.
Basicamente, otimizar processos abrange um conjunto de ações para aumentar a eficiência e reduzir os desperdícios em todos os setores. Desta forma, se torna possível economizar tempo, dinheiro, energia e matéria prima.
Assim, é preciso um conhecimento detalhado das operações da empresa. Para isso, é realizado o mapeamento das atividades executadas, a padronização das rotinas, a identificação e correção das falhas.
5 vantagens de otimizar processos
Existem inúmeras vantagens na otimização de processos da organização. Vamos ver as principais.
- Integração: o encadeamento das atividades também é impactado positivamente ao otimizar processos. As responsabilidades de cada colaborador ficam mais claras, assim como quais informações e materiais ele deve receber e o que deve entregar para dar sequenciamento à produção. Ocorre maior compartilhamento de informações e o aumento da cooperação, evitando atrasos, por exemplo.
- Eficiência: a otimização de processos leva a empresa a adotar melhores práticas de trabalho e a formalização adequada das atividades. Assim, a empresa pode registrar de forma mais eficiente como essas atividades são realizadas, o tempo e os recursos necessários para sua execução. Os erros diminuem e a produtividade aumenta.
- Gestão: os gestores que se conscientizam da importância de como otimizar processos conseguem visualizar melhor todas as etapas em que as atividades são realizadas, identificando com maior facilidade potenciais falhas. Assim, as intervenções se tornam mais ágeis e eficientes.
- Prazos: através da otimização de processos é possível identificar as atividades desnecessárias ou que não agregam valor. A partir daí, pode-se eliminar estas atividades ou buscar alternativas mais ágeis e eficientes, diminuindo o tempo necessário de execução dos processos.
- Equipe: a eliminação de tarefas desnecessárias permite que os colaboradores produzam mais e também os libera para serem aproveitados em atividades mais importantes como, por exemplo, o planejamento estratégico da empresa. Além disso, a empresa passa a economizar em horas extras.
Como otimizar processos na sua empresa
Para saber como otimizar processos na sua empresa, você precisará seguir alguns passos, mostrados a seguir:
Mapear as atividades
O primeiro passo para melhorar os processos da empresa é um diagnóstico das atividades realizadas internamente. É preciso conhecer detalhadamente e mapear como os processos funcionam.
Mapeie as tarefas de cada setor, verificando as atividades desenvolvidas pelos colaboradores individualmente. Será necessário envolver todas as áreas da empresa para diagnosticar os problemas e gerar novos fluxos de trabalho.
No encadeamento de processos, podem estar sendo perdidas informações durante a transição das tarefas entre as áreas, tornando algumas ações pouco efetivas ou repetitivas.
O diagnóstico será essencial para definir uma sequência de atividades mais eficiente, economizando tempo e esforço de todos os envolvidos.
Capacitar a equipe
Um dos passos mais importantes de como otimizar processos é a capacitação dos seus colaboradores.
Não vai adiantar a empresa rever metodologias e investir em automações para otimizar os processos se as pessoas responsáveis pelas atividades não estiverem preparadas para a nova realidade das operações da organização.
Por isso, é essencial envolver os colaboradores o máximo possível em todas as etapas da reformulação dos processos, investindo em treinamentos para capacitá-los na realização das novas tarefas e na utilização das ferramentas implementadas.
Usar novas tecnologias
Uma das maneiras mais eficientes de otimizar processos é através da adoção de novas tecnologias. Soluções de automação e informatização tornam os setores da empresa mais inteligentes e interligados, padronizando processos e diminuindo a incidência de erros e retrabalho das tarefas.
Uma solução de automação de processos organiza melhor os fluxos de informação, facilitando a comunicação entre as diversas áreas da empresa, além de fornecer indicadores de desempenho em tempo real, agilizando a gestão.
Outro exemplo de tecnologia que pode ser utilizado é o sistema de armazenagem em nuvem, que permite o acesso a documentos, relatórios e arquivos de qualquer dispositivo e em qualquer lugar com conexão a internet.
Melhorar a comunicação interna
Saber como otimizar processos, algumas vezes, significa agilizar a comunicação entre os colaboradores e entre os setores da empresa.
Atualmente, existem diversas ferramentas que podem ser usadas para melhorar a comunicação interna. Alguns exemplos são chats internos, como o Slack, redes sociais corporativas e outras plataformas virtuais.
Assim, ganha-se tempo ao evitar o deslocamento dos colaboradores, além de ser possível registrar de forma mais eficiente as comunicações, facilitando o resgate de informações importantes.
Outro aspecto importante a ser considerado é a eventual resistência dos colaboradores às mudanças implementadas pela otimização de processos.
Neste caso, a comunicação interna pode ser utilizada para esclarecer a equipe sobre os benefícios das mudanças, garantindo o engajamento dos colaboradores.
Se você ainda tem dúvida de como otimizar processos, confiar este vídeo produzido pela CNI:
Seja presente ao otimizar processos na sua empresa
O gestor que toma consciência sobre como otimizar processos na sua empresa, deve acompanhar de perto as mudanças que serão implementadas.
Esse acompanhamento permitirá um aprofundamento do conhecimento dos processos da empresa, facilitando a identificação de problemas de forma mais rápida, assim como a sua resolução.
A Setting é uma empresa de consultoria voltada para resultados e a geração de valor. Por meio de uma visão sistêmica e da gestão baseada em fatos, ela está plenamente capacitada a ajudar sua empresa a formular estratégias, mapear, otimizar e modelar processos.
