Um bom gestor deve estar sempre em busca de melhorar os processos de seu setor a fim de contribuir para os resultados da organização como um todo.
Mas como detectar os processos que precisam de melhorias? Além disso, como descobrir exatamente o que precisa ser melhorado?
Com isso em mente, separamos aqui as 3 melhores ferramentas para avaliação e melhoria de processos que você pode implementar na sua empresa e impulsionar o seu desempenho.
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3 ferramentas para avaliação e melhoria de processos
1 – DMAIC
DMAIC é um método bastante eficaz no gerenciamento estruturado de mudanças. Por meio das cinco etapas do DMAIC, as ações são orientadas por dados concretos, o que ajuda a garantir que a avaliação e a melhoria dos processos sejam feitas da melhor maneira possível.
Dentre as principais vantagens dessa ferramenta, podemos citar:
- Melhoria contínua dos processos;
- Promoção de uma gestão de qualidade na empresa;
- Aprimoramento das rotinas de trabalho;
- Melhoria na qualidade dos produtos e serviços
- Otimização dos recursos disponíveis;
- Aumento da produtividade.
l – Definir (Define)
Definição dos problemas que precisam ser solucionados, dos objetivos que se pretende alcançar e dos responsáveis pelo projeto. Nessa etapa, procure identificar tudo aquilo que você quer melhorar na sua empresa ou no seu departamento e foque naquilo que for mais relevante e viável.
ll – Mensurar (Measure)
Na segunda etapa do DMAIC, documenta-se todos os processos e se estabelece uma linha de base com o objetivo de quantificar os problemas que você definiu na fase anterior.
Assim, você terá uma noção melhor do seu atual cenário e estabelecer quais serão os seus parâmetros de melhoria.
lll – Analisar (Analyse)
Na fase de análise, procura-se encontrar e validar as causas dos problemas. Dessa forma, fica mais fácil saber em que pontos se deve contra-atacar e identificar oportunidades de melhoria.
lV – Melhorar (Improve)
Depois de apontar os problemas, dimensioná-los e compreender sua causa-raiz, é hora de avaliar soluções e começar a implementá-las. Procure realizar testes para saber quais das possíveis soluções seriam mais efetivas.
V – Controlar (Control)
Nesta última etapa, é feito o trabalho de monitoramento para garantir que as soluções implementadas estão, de fato, resolvendo os problemas apontados ou se há necessidade de ajustes.
Saiba mais: O que é DMAIC: o método ideal para solucionar problemas e promover a melhoria contínua
Veja esta representação da ferramenta DMAIC:
Fonte: Siteware
2 – Ciclo PDCA
O segundo item da nossa lista de melhores ferramentas para avaliação e melhoria de processos é a abordagem PDCA, bastante comum dentro das maiores organizações de sucessos.
Essa metodologia divide-se em 4 etapas que têm como objetivo promover a melhoria contínua dos processos: Planejar (Plan), Desenvolver (Do), Conferir (Check), Ajustar (Adjust).
l – Planejar
Nesta primeira etapa do método PDCA, ficam estabelecidos os objetivos e os procedimentos necessários para que se chegue ao resultado pretendido. Além disso, é preciso definir as pessoas envolvidas nesse planejamento.
ll – Desenvolver
Com o planejamento feito, é hora de colocar o plano de ação em prática, evitando desvios de percurso. Por isso, procure treinar toda a equipe a fim de garantir que eles estejam comprometidos e cientes do papel de cada um deles no projeto em questão.
Se a prática estiver muito diferente da teoria, é sinal de que você precisa voltar para a Etapa 1 (Plan) e fazer os ajustes necessários.
lll – Conferir
Esta etapa é o momento de checar se os resultados obtidos conferem com as expectativas estabelecidas na etapa de planejamento.
O objetivo é encontrar lacunas que podem ser resolvidas em um futuro ciclo, identificar oportunidades de melhoria e avaliar o trabalho como um todo.
lV – Ajustar
Na etapa de ajuste, se todas as metas estabelecidas tiverem sido atingidas, o plano de ação é então adotado como padrão. Mas se certas coisas não saíram conforme o planejado, deve-se fazer os ajuste a fim de corrigir os pontos que te impediram de chegar aos objetivos estabelecidos.
A partir da análise completa dos dados, você corrigirá falhas e implementará as melhorias mais imediatas.
Por fim, o Ciclo PDCA se repete para que melhorias adicionais possam ser alcançadas.
Leia mais: Vantagens do Ciclo PDCA: veja como ele otimiza a qualidade da sua empresa
Quer entender ainda melhor o ciclo PDCA? Então, confira este vídeo da Resultar:
3 – Kanban
Encerrando a nossa tríade de ferramentas para avaliação e melhoria de processos, temos o método Kanban.
Criado pela Toyota na década de 1960, o Kanban é uma ferramenta de gestão visual. Assim, ela serve para registrar ações e tem como objetivo melhorar a produtividade, otimizar processos e garantir a execução eficiente de tarefas e a entrega de demandas.
No Kanban, cartões coloridos (post-its) são colocados em uma mural dividido em três categorias:
- Tarefas a serem feitas (to do)
- Tarefas que estão sendo feitas (doing)
- Tarefas já concluídas (done)
Com esse método japonês, as tarefas são desenvolvidas e entregues simulando a mesma dinâmica de uma linha de produção.
Mas a visualização do Kanban pode ser benéfica para qualquer processo no qual o trabalho possa se mover de um estágio evolutivo para outro.
Confira alguns softwares de Kanban que você pode utilizar:
Agora que você já conhece as 3 melhores ferramentas para avaliação e melhoria de processos, que tal colocá-las em prática na sua empresa?
Leia mais: Como organizar suas tarefas diárias? Veja um passo a passo simples e objetivo
A Setting é uma consultoria de gestão empresarial que foca em geração de valor e resultados, tomando decisões baseadas em fatos. Assim, consegue promover a melhoria dos processos em seu negócio, para que sua empresa atinja os objetivos que deseja.
