Manter uma empresa funcionando de forma lucrativa e sustentável não é fácil.
Para entregar produtos ou serviços a um cliente final, uma série de processos são realizados em sequência. Assim, formam uma cadeia de valor, que culmina em algo valioso e que atende às necessidades de um mercado.
Mas para que as empresa obtenham o tão esperado lucro, os custo total de cada um desses processos somados deve ser menor que o valor percebido pelo cliente final em relação ao produto ou serviço oferecido.
Isso porque é esse valor percebido que determina o quanto o cliente estará disposto a pagar pela oferta da empresa ao mercado.
Nesse sentido, entender profundamente cada processo para torná-los o mais eficientes e produtivos possível é a função de todo administrador que deseja o sucesso para seu negócio.
E a metodologia usada para isso é o mapeamento de processos.
Confira neste post como fazer e alguns exemplos de mapeamento de processos organizacionais.
Veja mais: Conheça 3 ferramentas de mapeamento de processos e as vantagens de cada uma
Como mapear processos organizacionais?
Antes de apresentarmos nossos exemplos de mapeamento de processos organizacionais, é importante entender quais os passos necessários para isso, confira:
- Determine os objetivos do processo
- Identifique suas entradas e saídas
- Identifique os clientes do processo
- Descubra os limites do processo (quando começa e termina)
- Identifique os fornecedores do processo
- Crie o diagrama do processo detalhando cada um de seus elementos e as conexões entre eles
Veja mais neste post de nosso blog: Como criar processos em uma empresa? Confira o passo a passo
4 exemplos de mapeamento de processos organizacionais para você se inspirar
Veja agora alguns diagramas de processos prontos, desenhados por meio da ferramenta HEFLO. Observe como foram mapeados e se inspire para mapear os processos de seu negócio.
1- Exemplo de mapeamento de processo de reembolso de despesas
Vamos começar nossos exemplos de mapeamento de processos organizacionais por um processo bem simples e com poucos elementos, o reembolso de despesas.
Este é um processo em que se envolvem um solicitante, o departamento financeiro e o gestor da área do solicitante.
O processo tem início quando o solicitante pede o reembolso de uma despesa. Ele é analisado pelo departamento financeiro e encaminhado para aprovação do gestor.
Se ele negar, o processo se encerra nesse ponto. Em caso de aprovação, o financeiro faz o pagamento da despesa, envia o comprovante ao solicitante e o processo termina.
2- Exemplo de mapeamento de processo de melhoria contínua
Um dos mais importantes processos que uma empresa precisa dominar é o de melhoria contínua.
Afinal, é por meio dele que os demais processos poderão ser otimizados e automatizados, trazendo mais produtividade e eficiência para o negócio.
O processo de melhoria contínua envolve a todos na empresa, no sentido de que qualquer um deve dar sugestões de melhoria. Também atuam no processo um analista de processos, o comitê de mudanças e a área de TI.
Apos receber uma sugestão de melhoria, o analista a avalia e se a considerar inadequada, explica a recusa ao solicitante e o processo se encerra por aí.
Caso a considere relevante, o analista envia a sugestão para o comitê de melhoria. Da mesma forma, se ele achar a melhoria inadequada, o processo termina neste ponto. Se não, cria-se um documento descrevendo a melhoria.
Caso ela necessita de alguma automação por parte de TI, isso é solicitado a esse departamento para que a melhoria seja realizada, antes das demais etapas do processo ocorrerem.
Caso não precise de automatização, a melhoria é comunicada às equipes que passam a adotar esse novo procedimento.
Faz-se uma aferição para se confirmar se a melhoria é mesmo e efetiva e, com isso, o processo termina.
3- Exemplo de mapeamento de processo de solicitação de materiais
Este é um dos exemplos de processos organizacionais em que ocorre um subprocesso dentro do processo maior, além de haver uma escalação para um outro processo.
Assim, além do solicitante e do almoxarifado, participa do processo também o departamento de compras, mas que realizará seus próprios procedimentos, não detalhados neste mapa do processo.
Depois de preenche uma solicitação e encaminhar ao almoxarifado, este verifica o estoque. Se o material estiver disponível, inicia-se um subprocesso para preparação dos itens, da nota de entrega, envio do material e comunicação do envio, finalizando o processo.
Caso o material esteja em falta, o solicitante é notificado sobre isso e solicita a compra do material, que será efetuada em processo paralelo, executado pelo departamento de compras.
Assim que o material se torna disponível, o subprocesso descrito acima é realizado e ao confirmar o recebimento do material, o solicitante encerra o processo.
4- Exemplo de mapeamento de processo de compras
Para finalizar nossa lista de exemplos de mapeamento de processos organizacionais trouxemos um bem mais complexo e recheado de diversos elementos, tarefas e fluxos.
O processo de compras é bastante comum nas empresas, mas necessita de uma série de tomadas de decisão e autorizações. Por isso, seu diagrama é repleto de detalhes.
O processo de compras envolve o solicitante, o comprador, o gestor da área e o almoxarifado.
Se aprovada pelo gestor, o comprador faz orçamentos que também precisam ser aprovados novamente pelo gestor.
Em caso negativo, o processo se encerra.
Caso o orçamento seja aprovado, solicita-se ao fornecedor a entrega do material.
Depois da confirmação de compra, se se tratar de um serviço, é realizado junto ao solicitante, se for um produto, é enviado ao almoxarifado. Nos dois casos este é o fim do processo.
Saiba mais: O que é gestão por processos, um diferencial competitivo sustentável que toda empresa deve construir
Como você viu nesses exemplos de mapeamento de processos organizacionais, essa é um atarefa complexa e detalhada.
A Setting é uma empresa de consultoria empresarial voltada para resultados. Baseia sua atuação na valorização das pessoas e na excelência, com foco no cliente. Dentre as diversa atividades que realiza, uma delas é o mapeamento de processos.
