Só de ouvir a palavra “brainstorming” alguns sentem calafrios…
Por quê?
Porque essa maneira bastante efetiva de gerar ideias novas e criativas em grupo foi banalizada e tem sido praticada de forma errada.
Muitos já sabem que essa reunião acaba se transformando em algo pouco produtivo, com um monte de gente expondo suas próprias ideias, mas sem se chegar a conclusão alguma.
Em outras palavras: uma perda de tempo!
Quer descobrir como conduzir um brainstorming que traga realmente insights e ideias inovadoras para seu negócio?
Confira alguns segredos!
Duas coisas que muita gente não sabe sobre como conduzir um brainstorming
Muitos acham que a maneira certa de como conduzir um brainstorming é simplesmente reunir o máximo de pessoas em uma sala para terem ideias diferentes e discuti-las.
Isso não funciona dessa forma!
Dois segredinhos para quem quer aprender a como conduzir um brainstorming:
- PRIMEIRO: O verdadeiro brainstorming é conduzido em duas sessões. Isso mesmo: é necessário um intervalo entre a geração de ideias e a seleção de ideias, como veremos mais adiante.
- SEGUNDO: É proibido dizer “NÃO” na primeira fase do brainstorming. Muitos não sabem disso. Mas exatamente para não tolher a criatividade dos participantes, não devemos criticar ou mesmo tentar melhorar as ideias na primeira fase, que se destina a colher o maior número de ideias.
Você verá isso em mais detalhes no tutorial que criamos sobre como fazer um brainstorming.
Como conduzir um brainstorming em 12 passos
Quando queremos conduzir um processo de inovação na empresa, é muito comum usar a famosa técnica do brainstorming.
Veja um passo a passo prático e objetivo de como conduzir um brainstorming que traga resultados de verdade:
1- Defina a pauta
Este é um erro muito recorrente quando se deseja organizar qualquer tipo de reunião. As pessoas simplesmente avisam os participantes e não definem claramente do que se trata.
Deixe claro que se trata de uma reunião de brainstorming com o objetivo de geração de ideias. Revele o projeto que precisa de inovação e envie materiais e links com informações complementares.
2- Escolha os participantes
Convide um grupo de pessoas heterogêneo para participar da reunião.
Não pense em convidar somente pessoas criativas. É muito importante contar com diversos pontos de vista e perfis de pensamento.
Não exagere também no número de participantes. Acima de 8 já começa a ficar complicado manter a reunião bem conduzida.
3- Marque um horário preciso para começar e terminar
Seja rigoroso com o horário. Todos têm seus compromissos. Por isso, defina claramente a hora de começar e terminar e não se estenda além do horário estipulado.
Vamos falar sobre a duração do brainstorming mais adiante.
4- Escolha um líder
Talvez essa pessoa seja você mesmo. Mas, se não for, é fundamental definir quem vai conduzir o brainstorming. Ele vai explicar as regras, expor o problema que precisa ser resolvido e também evitar que as pessoas tomem a palavra por muito tempo e até mesmo gerenciar conflitos.
5- Defina um secretário
Secretário é a pessoa responsável por anotar tudo que acontece em uma reunião, criar sua ata.
Em um brainstorming esse papel é muito importante, como você verá nos passos seguintes.
6- Prepare a sala
O equipamento básico de uma sala de brainstorming é um flip chart para anotar as ideias que vão surgindo e outras atividades que detalharemos a seguir.
Mas você pode usar um quadro branco, se tiver uma sala com essa facilidade.
7- Começou a reunião: retome o tema e explique as regras
Pronto: as pessoas chegaram!
O líder da reunião vai expor rapidamente o tema do brainstorming e apresentar as regras que você vai conhecer a seguir. Isso não pode passar de 10 minutos.
8- Primeira parte: reúna um monte de ideias
A primeira fase do brainstorming é destinada a recolher o máximo número possível de ideias.
Elas vão sendo anotadas pelo secretário no flip chart ou no quadro branco.
Mas é imprescindível alertar os participante que eles não devem discutir as ideias e, principalmente, criticar as ideias dos outros.
A palavra NÃO, em relação a outra ideia, é proibida. Se isso ocorrer, o líder deve alertar os participantes para não fazerem isso.
Todos devem se sentir livres para falar o que quiserem, sem críticas.
Isso não significa que as pessoas não vão dialogar ou se inspirar com as ideias dos outros, gerando novas ideias que expõem para o grupo, mas que não devem criticar ou mesmo tentar melhorar as ideias dos outros.
A fase de discussão, debate e seleção das ideias virá mais adiante.
Esta fase do brainstorming deve durar entre uma e duas horas, no máximo.
9- Intervalo
Ele é obrigatório. O ideal é que a segunda fase do brainstorming aconteça somente no dia seguinte. Mas, se isso não for possível, a primeira fase pode ocorrer antes do almoço e a segunda depois, mais para o final do dia.
Isso porque nesse período de intervalo, com as ideias todas em sua cabeça, seu cérebro terá um tempo para amadurecê-las e gerar insights criativos.
Repetimos: o ideal é que a segunda fase do brainstorming ocorra no dia seguinte, depois de uma boa noite de sono.
10 Segunda parte: refine as ideias
A reunião pode começar com 10 minutos reservados para que as pessoas relatem algumas ideias novas que tiveram.
Em seguida, pode-se promover uma votação das 10 melhores ideias apresentadas até o momento e, aí sim, discuti-las e melhorá-las.
Pode-se ir refinado a lista de melhores ideias de meia em meia hora, tentando chegar a 2 ou 3 até o final da reunião, que deve ter entre uma e duas horas, no máximo.
Caso não seja suficiente, marca-se uma nova sessão, para o dia seguinte.
11- Parte final: selecione as melhores ideias
Os 10 minutos finais devem ser reservados para a votação de 2 ou no máximo 3 ideais que devem ser testadas pela equipe. Se chegarem a um consenso de uma ideia, melhor ainda!
Mas guardar um um plano B na manga sempre é uma boa-prática!
12- Defina os próximos passos
O secretário deve compilar as ideias que serão testadas e o líder deve definir os próximos passos, delegando tarefas.
Isso deve ser documentado em uma ata e distribuído a todos, por e-mail, por exemplo.
Ficou mais claro para você como conduzir um brainstorming? Este exemplo prático de roteiro de brainstorming pode ajudar bastante você na próxima vez que for organizar esse tipo de reunião.
Você vai ver que os resultados serão bem mais efetivos. Principalmente se não esquecer do intervalo e da regra de não dizer não na primeira fase do encontro criativo.
Este post foi escrito pela equipe da Siteware, uma empresa que une pessoas, operação e estratégia em um único software, para que as empresas melhorem seus resultados, sua comunicação e sua governança.
