Se há uma coisa que qualquer pessoa pode afirmar sobre o mercado de trabalho atual é que ele vem sofrendo grandes mudanças. Quando comparamos as décadas passadas com a atual, é fácil ver que há várias diferenças. Muito disso é graças a evolução tecnológica e o uso do home office.
Mas afinal, como implantar home office na empresa?
Essa pergunta parece simples no primeiro momento. Mas, na prática, dependendo do estilo de gestão, não não ser tão simples assim implementar o home office em uma empresa.
Mas para ajudar você que quer saber o caminho que precisa seguir, preparamos um passo a passo. Por meio dele, você entenderáomo implantar home office na empresa em 4 etapas.
Quais os benefícios de implantar o home office?
Se você chegou até aqui, certamente já sabe todos os principais benefícios que a prática do home office pode trazer para sua empresa. Desde a redução de custos até o aumento no nível de conforto durante o trabalho.
Mas antes de partir para a parte prática, apresentando o passo a passo que precisa seguir para implementar essa iniciativa na sua empresa, é fundamental ter em mente os resultados que quer alcançar através dela.
Não adianta ficar pensando em conseguir tudo de uma hora para outras. Esse é um processo gradativo. E, por isso, é importante focar no que é mais relevante para o sucesso do seu negócio.
Desse modo, podemos falar sobre 2 benefícios principais:
- Produtividade: o aumento do nível de produtividade é um dos principais ganhos que uma empresa pode conseguir depois ao implantar home office;
- Atração de novos talentos: hoje em dia, para conseguir atrair talentos para sua empresa, é preciso oferecer uma série de diferenciais. E eles vão muito além de uma boa proposta salarial. Os jovens estão em busca de ambientes que dão apoio às novas formas de trabalho e proporcionem melhor qualidade de vida.
Com o objetivo de alcançar esses benefícios, descubra como implantar home office na empresa, passo a passo.
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Antes de prosseguir, confira estes dados do Global Evolving Workforce, divulgados pelo blog Digitais PUC-Campinas:
4 passos para você saber como implantar home office na empresa
1- Implantar a cultura na empresa
O que você acha que aconteceria se de um dia para o outro escolhesse implantar o home office para todos os seus colaboradores? Na manhã seguinte, ao anunciar a decisão, todos ficariam muito confusos. Sabe por qual motivo isso aconteceria?
A explicação é simples: essa ideia não faz parte da cultura atual da empresa. E por conta disso, a grande maioria não saberia reagir a ela da maneira que espera. Na prática, muitos iriam ignorar essa ideia. Enquanto outros poderiam aproveitar para tirar vantagem da situação.
Todo esse cenário descrito é apenas para mostrar a você como é importante implantar, antes, uma cultura do home office na empresa, de maneira gradativa.
Para fazer isso, você pode iniciar uma série de reuniões. Pode até mesmo convidar especialistas ou apresentar vídeos e conteúdos que falem sobre os benefícios dessa prática. Não há motivos para manter a sua motivação oculta, nesse momento.
2- Defina as regras para que todos possa aproveitar os benefícios do home office
O home office não pode ser confundido com um dia de folga. E o passo mais importante para que não sofra com esse problema na rotina de trabalho é definir uma série de regras. Elas precisam ser cumpridas para que tanto empresa como colaborador tenha o entendimento de como deve funcionar essa nova prática.
Dentre essas regras, é importante constar o tempo de contato com o gestor. É como uma espécie de report de atividades, a cada 2 dias, por exemplo.
Além disso, chame a atenção para o espaço de trabalho escolhido na casa de cada colaborador. Ele deve contar com os itens de trabalho e o conforto necessários para realizar suas atividades.
3- Escolher as ferramentas de gestão remota
É um fato que fazer a gestão de uma equipe que não está trabalhando no mesmo local é bem diferente.
Mas algumas ferramentas simples e até gratuitas podem contribuir para que esse trabalho seja ainda mais fácil. Bons exemplos são:
- Slack: através dessa plataforma de comunicação, que pode ser utilizada na versão gratuita, você consegue ter o contato contínuo entre os integrantes das equipes em um ambiente centralizado. Isso facilita a comunicação em tempo real, mesmo atuando com o home office;
- Skype: para fazer contatos mais longos com um membro de um time que está atuando com home office, o Skype pode ser uma ferramenta muito útil. Com ela, é possível fazer uma reunião completa de forma remota, com todos participando ao mesmo tempo;
- Trello: para ter visibilidade do que cada colaborador está executando no momento que atua em o home office, a ferramenta ideal é o Trello. Esse aplicativo usa a metodologia Kanban para melhorar o desempenho e aumentar a produtividade das atividades que cada um precisa desempenhar.
4- Foque na capacitação para atuar com home office
Diferentemente do ambiente de trabalho tradicional, o home office pode trazer uma série de distrações para os colaboradores. Para aqueles que não conseguem ter um nível de disciplina mais apurado, é importante conhecer algumas técnicas que podem ser utilizadas no trabalho home office.
Você já ouviu falar na técnica Pomodoro, por exemplo?
Os cuidados que cada um precisa ter podem ser entregues juntos das regras estipuladas. A ideia é se antecipar e apresentar os benefícios que o home office por trazer, mas deixando claro o que cada um precisa fazer para aproveitar essa oportunidade e gerar resultados, mesmo longe do ambiente da empresa.
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A Setting é uma consultoria de gestão empresarial com foco em resultados e geração de valor. Para isso, valoriza as pessoas, tem uma visão sistêmica e desenvolve um processo de gestão baseado em fatos.
