Cuidar da gestão de uma empresa requer muitas habilidades e conhecimentos em diversas áreas. A Setting apoia os gestores em questões ligadas a Estratégia de Negócios, Aprimoramento e Inovação de Processos, Estratégia e Governança, mas sabemos que muitas outras áreas são importantes e fazem parte do dia-a-dia das organizações. Por isso decidimos trazer para você um rico conteúdo por meio de entrevistas feitas com especialistas de diversos assuntos ligados à gestão. Temos certeza de que vai gostar.
Para essa entrevista escolhemos nossa cliente e parceira, Adriana Matos, para falar sobre um tema super relevante para todas as empresas, de todos os portes e segmentos: Economia Tributária e os Riscos Trabalhistas.
Adriana Matos é COO da Person Consultoria, Contadora, com MBA em Gestão Empresarial pela FGV, Coach, especialista na área tributária e com amplo conhecimento na implantação de soluções para melhoria de processos na área financeira de PMEs.
Aposto que você não vai querer perder essa entrevista. Então, leia abaixo:
1. Por que a contabilidade é fundamental para a existência de uma empresa?
A contabilidade é a ciência que mede a riqueza das empresas e claro que utilizá-la para a gestão da empresa é fundamental.
Mas, especialmente no Brasil, o foco não está somente na geração de informações para tomadas de decisões. Segundo o Banco Mundial, o Brasil é o país mais burocrático do mundo e cabe, principalmente, a contabilidade administrar toda esta burocracia.
Gastamos em média, 1.958 horas ao ano para a preparação de documentos para o pagamento de impostos e contribuições, aproximadamente seis vezes a média de 332 horas registrada nos países da América Latina e Caribe.
Assim sendo, há um desperdício de recursos para gerar coisas que “não agregam valor” e está aí a grande “armadilha”, pois, essas atividades podem até não trazer benefícios diretos, mas certamente a falta delas podem gerar grandes prejuízos.
Certa vez, eu estava em uma empresa do ramo automobilístico, explicando a importância de corrigir alguns procedimentos fiscais e assim evitar sanções fiscais para empresa, e um dos diretores bastante alterado disse: “não quero nem saber disso, pois nota fiscal não monta carro.” Em seguida respondi: “de fato, não monta carro, mas pode fechar a empresa!”
Ter uma boa Gestão Tributária e Trabalhista é muito mais estratégico do que muitos gestores/empreendedores imaginam.
2. Você mencionou a importância estratégica de ter uma boa gestão Tributária e Trabalhista. Poderia nos falar sobre os riscos de não ter essa gestão eficiente?
– O que são riscos tributários e trabalhistas?
A tributação é uma realidade que faz parte do funcionamento regular de qualquer empresa. Porém, o Brasil, como mencionado, tem uma legislação tributária extremamente ampla e complexa e que para acompanhá-la e, principalmente, praticá-la é fundamental contar com apoio especializado.
Normalmente, os riscos tributários estão relacionados a processos internos que são executados em desconformidade com o que determina a legislação tributária, e esta desconformidade pode ser de obrigações principais, tal como, o recolhimento indevido de tributos ou acessórias que pode ser a emissão de notas fiscais ou entrega de declarações com informações divergentes, por exemplo.
Para evitar prejuízos, tais como, autuações, atualização monetária, multas ou até medidas judiciais por parte do fisco contra o contribuinte, é fundamental conhecer os principais riscos e adotar as medidas necessárias para mitigá-los.
3. E quais são os processos que mais geram riscos?
- Recolhimento de tributos em desconformidade do que está previsto na legislação vigente, normalmente por fata de conhecimento sobre a legislação, ou mesmo a desatualização em relação a ela. Mas há também quem procure reduzir carga tributária adotando práticas ilícitas, como por exemplo: não emitir notas fiscais ou não registrar seus colaboradores.
- Falta de entrega ou entrega com informações incorretas das obrigações acessórias, relacionadas, na maior parte dos casos, ao envio de informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas para o Fisco. De fato, é um grande desafio, principalmente, conseguir prestar contas de maneira correta, já que a legislação prevê diferentes tipos de declarações, com prazos variados, situações de enquadramento diversas e cada vez contemplando mais informações.
- Não cumprimento de procedimentos operacionais determinados em lei, tais como: emitir os documentos fiscais com informações incorretas, falta de controle de estoque, inobservância aos prazos previstos para comunicar férias ou demais informações trabalhistas, etc. Ressaltando que mesmo que a obrigação principal: tributos, esteja regular, ainda assim, o não cumprimento das obrigações acessórias pode resultar em sanções.
- Enquadramento tributário incorreto, pois normalmente quando se inicia um negócio, muitas vezes por desconhecimento, não se dá a devida importância a este assunto ou porque muda alguma condição e não se atenta a alinhar com a questão estratégicas
Exemplos:
– uma empresa que inicia como MEI e supera os 20% permitidos em Lei e precisa recolher todos os tributos retroativamente com os acréscimos legais e entregar todas as obrigações acessórias atrasadas com multa.
– a entrada de um sócio pessoa jurídica na sociedade de uma empresa no simples – o desenquadramento deve ser imediato.
4. É possível reduzir ou mitigar riscos tributários e trabalhistas?
Praticar Elisão Fiscal – reduzir impostos de maneira lícita
Existem diversas maneiras lícitas de reduzir a carga tributária e esse deve ser o objetivo de qualquer empreendedor/gestor, pois além de garantir a sustentabilidade do negócio, também garante maior tranquilidade ao empreendedor.
O gestor/empreendedor que quer ganhar vantagem não recolhendo tributos devidos, ou seja, agindo de maneira ilícita precisa reprogramar seu mindset urgente. Visto que, o “fisco” está cada vez mais preparado para identificação de irregularidades à distância por meio do cruzamento de declarações e as penalidades são pesadíssimas: tributo devido mais os acréscimos legais e as multas punitivas em função de autuações que podem variar de até 100% do valor do tributo.
Além disso, em relação a Gestão Trabalhista, além do risco de autuações e processos trabalhistas, se não for realizado um trabalho com precisão e seriedade, também, pode gerar descontentamento dos colaboradores o que consequentemente refletirá em baixa produtividade.
Outro ponto importante e pouco comentado refere-se ao custo invisível gerado pela informalidade, pois perde-se tempo controlando processos que poderiam ser automatizados, como por exemplo: controle de estoque, contas a receber, custo de aquisição das mercadorias, demonstrativos com os resultados do negócio, etc.
Investir em Automatização
Infelizmente, a quantidade de informações que precisam ser enviadas ao fisco só aumentou nos últimos anos: são aproximadamente 90 tributos, 170 obrigações acessórias e muitos tipos de documentos fiscais diferentes na atual legislação brasileira e infelizmente, ainda não conseguimos imaginar uma redução na burocracia tão cedo. Assim, a automatização dos processos é o único meio efetivo de lidar com volume e a complexidade das informações fiscais de uma empresa no presente momento.
Assim, é fundamental que a empresa possua um bom Software de Gestão Integrado para emissão das notas fiscais, controle de estoque, etc. e conte com uma Contabilidade Digital e Consultiva que utilize ferramentas tecnológicas de ponta para escrituração, geração e validação das informações.
Contar com apoio Especializado
Na maior parte dos casos, questões tributárias e trabalhistas estão ligadas a atividades técnicas que demandam de conhecimento específico e por esta razão, normalmente, o gestor/empreendedor não consegue ter domínio sobre o que é necessário para manter a empresa em ordem e por isso, precisa contar com apoio especializado para orientá-lo.
Assim sendo, é importante contratar uma empresa de Contabilidade Terceirizada moderna e que conte profissionais especializados e preparados para gerir essas questões, evitar riscos e dar apoio as suas decisões estratégicas.
5. Como a Gestão Tributária e Trabalhista podem ser incluídas nas questões estratégicas da empresa?
Planejamento tributário
O contador pode fazer uma avaliação minuciosa das características do negócio, orientar o gestor/empreendedor a optar pelo regime mais apropriado e consequentemente pagar menos tributos de maneira lícita, ou seja, praticar a elisão fiscal.
• Lucro Simples; • Lucro Presumido; • Simples Nacional
Análise de benefícios
Com uma orientação profissional especializada, de bons contadores que conhecem as leis que regem o modelo de negócios pode fazer toda diferença na hora de aproveitar benefícios e isenções criadas pelo governo para produtos e operações.
Aproveitamento de créditos
Há ainda a possibilidade de recuperar créditos. A recuperação de créditos pode realmente desafogar o caixa de ônus pesados deixados pelo pagamento de impostos mais altos. Mas somente profissionais de contabilidade que fazem análises tributárias podem identificar isso de maneira segura.
Apuração correta do custo de aquisição do produto
O empreendedor/gestor precisa ver o contador como aliado para seus negócios, pois é o profissional que fornece informações precisas para que o possam ser tomadas decisões mais acertadas em relação a diversas questões, entre elas, a de apuração do custo de aquisição, garantindo dessa forma vantagens competitivas para empresa. Uma vez que se apurado incorretamente a maior poderá resultar em um valor de venda maior que o praticado pelo mercado e se menor poderá levar a empresa a sofrer graves problemas financeiros.
Por exemplo:
Certo dia eu estava dando consultoria de implantação de melhores práticas de gestão financeira em uma empresa que estava com sérios problemas financeiros, mas por não ter controle não sabia exatamente a origem do problema. O empreendedor alegava ter excelentes margens nos produtos e que certamente não era este o problema, mas ao validar constatei que em uma lâmpada que eles vendia por R$ 0,16, pois entendia que pagava R$ 0,11, na verdade o valor do custo do produto após somar o IPI, ICMS ST e o frete era de 0,17. Ou seja, ele literalmente pagava para vender seus produtos e, principalmente, por isso estava com problemas financeiros.
Entendeu por quê a gestão tributária e trabalhista é importante? Por isso ter uma contabilidade de confiança faz toda a diferença pra sua empresa!
Saiba que a Setting e a Person estão a disposição para te ajudar!
