A gestão de reembolso corporativo é necessária sempre que o negócio tem colaboradores atuando de forma externa. A fim de quitar as despesas contraídas nesses trajetos e trabalhos, e para a empresa não ter prejuízos e reembolsar corretamente, é necessário ter alguns cuidados que serão mais bem explicados ao longo deste conteúdo.
Segundo pesquisas, 15% do total do reembolso de viagens corporativas são marcados por fraudes e erros. Sendo assim, para economizar este valor, que impacta significativamente no caixa do negócio, é necessário estar atento a cada pequeno detalhe que envolve a gestão de reembolso de despesa.
10 erros comuns na gestão de reembolso de despesas
Quer ter uma gestão de reembolso corporativo eficiente? Então procure estar sempre atento a esses 10 erros e os evite no dia a dia. Com certeza a empresa sairá ganhando com tais cuidados:
1- Alçada de aprovação não existente
Para que a gestão funcione corretamente é preciso saber quem faz o que dentro do processo do reembolso. Por exemplo, quem é responsável por conferir as notas e liberar o valor para ser reembolsado pela empresa? Definir isso é indispensável para diminuir os erros.
2- Arquivamento incorreto dos comprovantes
Mais um erro comum na gestão de reembolso de despesas. Muitos funcionários perdem as notas fiscais e comprovantes durante suas viagens corporativas. Esse problema acaba por trazer prejuízos tanto para o negócio quanto para o próprio colaborador que não consegue ser ressarcido. Por isso é interessante aderir à digitalização das notas tão logo elas sejam emitidas.
3- Controle manual
Em pleno século XXI é inaceitável que empresas ainda utilizem exclusivamente controles manuais para manter sua gestão em dia. É preciso ir além, investindo e usando modernas tecnologias para minimizar as falhas e erros humanos. Que tal identificar as necessidades tecnológicas do seu negócio hoje?
4- Falta de auditoria
Mesmo que a empresa se utilize da melhor tecnologia existente para a gestão de reembolso corporativo, é importante que de tempos em tempos seja feita uma auditoria. Isso com o objetivo de verificar se os números batem e se o negócio não está sofrendo erros ou fraudes.
5- Falta de política de reembolso
Outro erro que pode trazer prejuízos para a gestão de reembolso de funcionários é a inexistência de uma política clara e bastante definida sobre o que pode e o que não pode ser reembolsado. Quais são as despesas previstas nas viagens corporativas da empresa? Esclareça!
6- Fraude na gestão de reembolso de despesas
Com a utilização de boas tecnologias é possível diminuir as fraudes que a empresa costuma estar sujeita. Mais uma vez, a digitalização de notas é uma ferramenta interessante a que recorrer. Além disso, com a definição de uma política de reembolso clara, os colaboradores terão maior, liberdade enquanto a empresa mais segurança.
7- Informações que se desencontram
O cuidado com a gestão de reembolso de despesas deve levar em conta que a necessidade de alimentar vários sistemas pode trazer erros para a empresa. Por isso, a integração é tão importante já que dessa forma é possível diminuir as falhas.
8- Má gestão dos gastos
Também é um erro comum na gestão de reembolso corporativo o simples fato de não coordenar corretamente os gastos contraídos. Se a empresa não colocar limites para os colaboradores, em um curto espaço de tempo estará fadada a pagar para trabalhar.
9- Relatórios complexos e longos
Ter inúmeros relatórios com várias informações que em nada acrescentam também não costuma ser vantajoso para a empresa. É preciso saber quais relatórios e dados realmente contribuem, eliminando o resto.
10- Não utilizar de aplicativos úteis
Ainda sobre tecnologia, é válido lembrar que hoje existem aplicativos que trazem comodidade para as palmas das mãos dos gestores e dos colaboradores. Nada melhor do que fazer uso destes recursos na hora de profissionalizar o negócio e diminuir os erros e falhas.
Evidentemente existem outros erros que diminuem a qualidade e a precisão da gestão de reembolso corporativo, entretanto esses são os principais pontos em que reparar para eliminar falhas. Repare sempre nestes erros procurando as melhores formas para evitá-los.
Para evitar os erros mais comuns da gestão de reembolso corporativo é preciso identificá-los. Por isso, aproveite para compartilhar este artigo nas suas redes sociais e permita que outras pessoas tenham cuidados redobrados no que se refere à gestão de reembolso de funcionários.
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