Ciclo de gerenciamento de processos: o que é, como funciona e quais benefícios esse método pode trazer para o seu negócio

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Você conhece o ciclo de gerenciamento de processos?

Trata-se de um método que muitas empresas vêm implementando em suas rotinas a fim de promover a melhoria contínua e alavancar o desempenho.

Ficou interessado? Então confira nas próximas linhas o que é e como funciona um ciclo de gestão de processos.

Leia também: Ferramentas para avaliação e melhoria de processos: o trio que vai te ajudar a solucionar seus problemas de negócio

Continue a leitura e veja duas ferramentas e exemplos práticos para se inspirar e implementar esse ciclo na sua empresa.

O que é ciclo de gerenciamento de processos?

Toda empresa, independente de seu porte ou do modelo de negócio por ela praticado, é formada por processos.

Tendo isso em vista, é de extrema importância promover um gerenciamento eficiente desses processos. Assim, será possível otimizar recursos e esforços e potencializar os resultados.

É partindo desse raciocínio que surge o ciclo de gerenciamento de processos, cuja principal proposta é fomentar a melhoria contínua dentro das organizações.

De maneira cíclica, esse método passa pelas fases de planejamento, modelagem, execução, controle e otimização.

A intenção é permitir que os gestores tenham maiores condições de garantir a eficácia e a eficiência dos mais variados processos de uma organização.

Mas como funciona esse tipo de clico? Como executá-lo na prática? Confira a seguir!

Confira em nosso blog: Ações de melhorias nas empresas: confira 7 dicas infalíveis

Como funciona o ciclo de gestão de processos?

Como bem adiantamos no tópico anterior, o ciclo de gerenciamento de processos funciona com base em 5 fases.

São elas:

1 – Planejamento

Na fase de planejamento do ciclo de gestão de processos, define-se as metas e as ações necessárias para alcançar tais metas.

2 – Modelagem

O objetivo da fase de modelagem é estruturar o processo.

Ou seja, aqui ficam definidas as etapas do processo, os responsáveis por cada etapa, o propósito central do processo, etc.

Para isso, costuma-se desenhar um fluxograma para visualizar com mais clareza o modelo de processo criado.

3 – Execução

Na fase de execução, o processo é colocado em prática. Aqui estamos lidando com o aspecto mais operacional do ciclo, o que exigirá do gestor certa experiência e conhecimento técnico.

A intenção é fazer com que todos os envolvidos adotem esse novo modelo de processo.

4 – Controle

Com todos aderindo ao novo modelo de processo em execução, é hora de implementar mecanismos de controle desse processo.

Isso pode ser feito a partir de indicadores de desempenho e da coleta de feedback de todos os envolvidos.

5 – Otimização

Com base nas informações coletadas na fase anterior, será possível identificar certas fragilidades e gargalos do processo em execução. Assim, na fase de otimização, são feitos os ajustes e as melhorias necessárias.

Com as novas ideias que forem surgindo, dá-se início ao ciclo novamente.

Apesar de termos colocado essas 5 fases separadamente, é importante lembrar que elas podem ocorrer de maneira simultânea.

Veja mais: O que é DMAIC: o método ideal para solucionar problemas e promover a melhoria contínua

Ferramentas de ciclo de gestão de processos

DMAIC

DMAIC é a sigla para:

1. Define (definir)
2. Measure (medir)
3. Analyze (analisar)
4. Improve (melhorar)
5. Control (controlar)

Este infográfico traz mais dicas sobre o ciclo de gerenciamento de processos DMAIC:

Fonte: Siteware

Para entender melhor como o DMAIC funciona na prática, confira o seguinte exemplo.

Uma rede de hotéis registrou queda no número de hóspedes nos últimos 12 meses. Como solucionar esse problema com a ferramenta DMAIC?

Definir

Primeiro você precisa definir a situação-problema que, neste caso, é a queda no número de hóspedes.

Medir

Em seguida, você precisa mensurar o problema. Suponhamos então que a queda no número de hóspedes foi de 17% nos últimos 12 meses.

Analisar

Analise as possíveis causas para o problema. Neste exemplo, a causa está no processo de reservas do site da rede de hotéis, o qual é muito confuso e burocrático.

Melhorar

Como medidas para melhor o processo de reservas, é possível, por exemplo, reformular o design do site, investir na criação de um chatbot ou cadastrar o hotel em sites como o Trivago, Booking etc.

Controlar

Para controlar o processo e as medidas de melhoria implementadas, você pode utilizar indicadores de desempenho.

Por exemplo: o total de reservas e o número de reservas não finalizadas. Além disso, pode fazer pesquisas de satisfação com os usuários para saber quais sugestões eles têm a fazer.

Leia também: Exemplos de DMAIC: como solucionar problemas e promover a melhoria contínua na organização

PDCA

O Ciclo PDCA é um dos mais utilizados na gestão de processos. Confira no vídeo abaixo (da Resultar Gestão) uma explicação sobre como o PDCA funciona, assim, você poderá conhecer mais um ciclo de gestão de processos:

Agora que você já sabe tudo sobre ciclo de gerenciamento de processos, que tal implementar na sua empresa? Temos certeza que esse método vai fazer toda a diferença nos seus resultados.

Saiba mais: Vantagens do Ciclo PDCA: veja como ele otimiza a qualidade da sua empresa

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