Uma empresa é um sistema complexo em que se interligam diferentes setores e atividades que se não forem coordenadas e alinhadas podem trabalhar até de forma conflitante.
Para evitar isso, o planejamento estratégico define metas e objetivos comuns que depois são derivados em metas táticas e operacionais para cada setor da empresa.
Assim, financeiro, marketing, produção, RH, vendas e demais áreas do negócio trabalham lado a lado, com uma visão de onde a empresa quer chegar.
Mas a troca de informações e a colaboração são fundamentais para que isso funcione.
É nesse contexto que um Sistema de Gestão Integrada vem socorrer as empresas.
O que é Sistema de Gestão Integrada SGI, afinal?
É fácil entender o que é um Sistema de Gestão Integrada: trata-se de um software que integra todas as áreas da empresa, permite a troca de informações em tempo real, além de automatizar diversos processos.
Com isso, além de se liberar os colaboradores de tarefas repetitivas, tendo mais tempo para outras atividades, é possível acompanhar o desempenho dos processos por meio de indicadores tornando a gestão muito mais ágil e assertiva.
Agora que você entendeu o que é Sistema de Gestão Integrada (SGI), veja algumas de suas vantagens.
Vantagens do Sistema de Gestão Integrada
1- Agilidade nos processos e aumento da produtividade
Com a rapidez oferecida pelas plataformas digitais e a integração da tecnologia em praticamente todas as atividades diárias, na rotina de trabalho na empresa é bem mais ágil, mais colaborativa e com menos erros.
Atividades burocráticas e repetitivas que ocupavam muito tempo dos funcionários agora funcionam integradas e com a vantagem de operar por meio de um único sistema.
Empresas que contam com o Sistema de Gestão Integrada trabalham com dados precisos sobre os principais setores, o que torna o ambiente mais competitivo frente à concorrência.
2- Comunicação eficiente em todos os departamentos
Ocorre a integração sistêmica de todos os processos da empresa, o que facilita muito a troca de informação entre setores.
Quando se quer entender o que é Sistema de Gestão Integrada (SGI) é preciso ter em mente que as principais atividades são executadas por meio do sistema e as informações e indicadores de desempenho são atualizados em tempo real, para acompanhamento dos gestores, além de estarem disponíveis para todos os setores.
Como exemplo, a área de vendas tem acesso ao panorama geral do estoque, assim como o RH às informações necessárias sobre o setor financeiro, para definir faixas salariais, por exemplo.
3. Segurança das informações
A partir do momento em que todos os registros são automatizados e inseridos no sistema, as chances de manipulação ou perda de dados diminuem.
Os erros são minimizados, afinal o que é um Sistema de Gestão Integrada se não uma maneira de conseguir uma comunicação eficiente e segura entre todos os setores da empresa?
Como não existe mais uma diversidade de sistemas e bancos de dados, é muito mais fácil zelar pela segurança dos dados, integrados em um única plataforma e sem duplicidade entradas ou informações conflitantes.
4- Auxílio na tomada de decisão
Ao ter todas as informações que necessita disponíveis em tempo real, os gestores podem se municiar delas para tomar decisões de forma ágil e assertiva.
Isso vale tanto para resolver problemas pontuais da operação, detectando desvios e fazendo os ajustes rapidamente, quanto para a melhoria de processos.
Com as informações de desempenho e KPI dos processos em mãos, os gestores podem detectar oportunidades de melhoria e procurar maneiras de serem cada vez mais eficientes em suas áreas.
Além disso, o planejamento estratégico se baseará em dados e informações confiáveis e bastante completas, facilitando a definição das metas e objetivos da empresa e a tomada de decisão por parte dos altos executivos da empresa.
5- Redução de custos
Quando se leva em conta o que é Sistema de Gestão Integrada, muitos acreditam que a redução de custos na empresa se dá pelo fato de muitas tarefas repetitivas deixarem de ser executadas por funcionários e passarem a ser automatizadas, mas essa é apenas uma parcela da redução de custos.
Na verdade o que ocorre é que acontecem menos erros, desperdícios, atrasos e refações.
Além disso, os funcionários que deixaram de se ocupar dessas tarefas passam a se dedicar a atividades mais estratégicas e que agregam mais valor ao negócio.
Por fim, ao se integrar todos os sistemas em uma única plataforma, sua manutenção e gerenciamento se dará de forma muito mais barata do que quando a empresa era gerenciada por uma variedade de softwares que, além disso, precisam de interfaces de integração, muitas vezes complexas de se operar.
Portanto, a redução de custos se dá em diferentes esferas, não apenas na substituição de mão de obra.
6- Padronização de processos
Como as áreas passam a trabalhar de forma integrada, a troca de informações precisa ser feita de maneira uniforme.
Os mesmos KPIs passam a ser usados em áreas diferentes e processos que são recorrentes em diferentes setores passam a ser realizados da mesma forma, facilitando também o treinamento.
Veja também em nosso blog: Visão estratégica de uma empresa: Equilíbrio entre Curto e Longo prazo
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