“A vida já é curta e nós a encurtamos ainda mais desperdiçando o tempo”- Victor Hugo
Você tem a sensação de que seu dia foi improdutivo? Considera que perdeu tempo com atividades desnecessárias e ainda faltam muitas metas para cumprir? Então você deveria conhecer maneiras para gerenciar melhor a sua rotina.
Hoje em dia, existe uma quantidade considerável de conhecimentos, práticas e inclusive aplicativos tecnológicos que podem ajudar a deixar o dia a dia mais eficiente.
Quer saber como? Acompanhe este artigo e conheça algumas dicas para gerenciar e organizar rotinas de trabalho e obter resultados positivos.
1. Priorize suas tarefas
Existem diversos critérios de prioridade que podem ser aplicados em suas tarefas. Um deles é priorizar as tarefas por nível de urgência, por exemplo. Fazer primeiro sempre o que é mais importante naquele momento, o que trará maior impacto.
Outra forma de priorizar é pelo nível de dificuldade da tarefa. Se possível, coloque as tarefas mais difíceis no topo de sua lista. Desta forma, ao final do dia, quando possivelmente você estiver mais cansado, sobrarão as tarefas mais simples.
Também é recomendável utilizar sistemas que organizam as tarefas a partir do tempo. Ou seja, aqueles procedimentos que deverão ser concluídos em pouco tempo devem ser tratados como prioritários. Já aqueles com um prazo um pouco mais folgado podem ser deixados para depois.
2. Use aplicativos para gerenciar rotina
As tecnologias já estão por aí, trazendo boas aplicações para ajudar a organizar o dia a dia.
Experimente usar no seu smartphone, tablet ou até mesmo computador alguns dos aplicativos de organização de tarefas disponíveis. A maioria deles é gratuita e bastante fácil de usar.
Um exemplo de aplicativo desse tipo é o Evernote, ideal para fazer anotações no smartphone. Por meio dele, você pode separar as notas por cadernos e atribuir tags para ficar mais fácil localizar aquele assunto depois. Além disso, você pode fazer uma sincronização automática de dados de todos os dispositivos que possui.
Outro aplicativo interessante é o Microsoft To do. Com ele você gerencia e acompanha suas tarefas, faz listas e pode compartilhar tarefas ou delegá-las para outros usuários.
3. Estabeleça tempo para descanso e evite distrações
Descansar a cabeça é extremamente importante para se ter um dia produtivo. Estabeleça pequenos intervalos em horários específicos (escolha horários em que, geralmente, você se sente menos produtivo).
Sem esses horários estabelecidos, é muito provável que você acabe tendo distrações ao longo do período de trabalho que, por menores que sejam, atrapalham sua rotina e fazem com que você tenha que usar mais tempo para finalizar suas tarefas.
4. Organize seu espaço
Pode parecer uma dica simplista, mas ter um espaço de trabalho organizado e agradável ajuda, e muito, na produtividade. Primeiro que você não precisará perder tempo procurando um caderno, uma pasta ou um documento, pois estará tudo em seu devido lugar. E neste caso, a dica se estende para seu computador. Mantenha seus documentos digitais sempre organizados e separados de uma forma que faça sentido para você.
5. Tenha uma agenda
Pode ser física ou virtual, mas tenha suas tarefas pessoais organizadas. Eventos, reuniões, prazos, metas, contas… Tenha tudo anotado em um mesmo lugar. Quanto mais organizada sua vida pessoal, mais fácil administrar o restante.
Essas foram algumas dicas primordiais para gerenciar a rotina. Aproveitando essa oportunidade de organizar seu dia a dia de seu trabalho, repare também nas ações que não estão fazendo a sua empresa crescer.
Gostou dessas dicas? Tem outras técnicas que ajudam a gerenciar rotina? Deixe seu comentário contando suas experiências!
