Empresas são formadas por diversas áreas e departamentos. E, o ideal, é que trabalhem de forma integrada.
Vendas, logística, compras, jurídico, produção, controle de qualidade, marketing, financeiro… são tantas áreas!
Por sorte, com as oportunidades criadas pela transformação digital, hoje, o uso de ferramenta de gestão tem ajudado a gerenciar cada uma dessas atividades.
Mas o que acaba acontecendo em muitos negócios é que essa enorme quantidade de sistemas individuais (CRM, programas de controle financeiro, automação de marketing, ferramentas de RH etc.) são usados de forma isolada. Isto é: sem o compartilhamento das informações.
É para isso que foram desenvolvidos os sistemas SGI: para integrar todas as informações do negócio.
Neste post, você vai conhecer diversos benefícios do SGI e entender melhor esse conceito.
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Benefícios do SGI
Como você viu, organizar todas os dados e informações de uma empresa não é tarefa fácil. São tantos setores que precisam se comunicar entre si, que todo o trabalho por trás deve ser feito com o máximo de qualidade possível.
SGI significa Sistema de Gestão Integrado. Trata-se de uma solução que cumpre justamente com essa função de organizar todas as atividades realizadas no dia a dia da operação. Assim, você tema acesso a indicadores de desempenho com muito mais facilidade.
Mas afinal, do que se trata especificamente, o SGI?
O que é o Sistema de Gestão Integrado (SGI)?
Na prática, o SGI é um sistema que melhora a qualidade dos processos e do serviços na sua empresa, funcionando como uma das principais ferramentas de gestão empresarial.
Por isso, ele é muito utilizado para levar mais eficiência para diversos negócios, independente do setor de atuação.
Como isso é alcançado? Com a implementação de 3 etapas simples:
- Redução de desperdícios;
- Melhor uso dos recursos;
- Simplificação das práticas atuais na empresa.
Um sistema de gerenciamento integrado consegue, então, coordenar todos os procedimentos, demais sistemas e processos de uma organização em uma estrutura completa e uma interface única.
Esse é o grande benefício do SGI: integrar todas as informações!
A maior vantagem de ter um sistema como esse é que você será capaz de entender as carências e os pontos fortes da sua empresa a qualquer momento. Porque as informações são disponibilizadas em tempo real.
Toda vez que perceber uma variação nos números em sua operação, terá condições de analisar para saber as razões da mudança e o que precisa ser alterado ou melhorado.
Com uma visão mais completa da empresa, você também será capaz de mudar o foco de diferentes divisões, cada uma com seu próprio sistema, para um único banco de dados. Essa é chamada “única fonte da verdade”.
Dê uma olhada neta representação de um Sistema de Gestão Integrado:
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4 benefícios do SGI que você precisa conhecer
Tudo bem, já entendemos como funciona o Sistema de Gestão Integrado e de que formas ele pode atuar dentro de uma organização. Agora, é o momento de entender de que maneira ele pode trazer vantagens para a empresa.
Veja as 4 principais vantagens e benefícios do SGI:
1- Monitoramento contínuo da operação
Um dos grandes desejos de todo gestor é monitorar as atividades da sua organização a qualquer momento. E isso pode ser feito com muito rigor e trabalho duro, se você não contar com as vantagens de um SGI. Mas esse é o caso apenas para pequenas empresas.
Quando pensamos em médias ou grandes empresas, esse monitoramento mais presente se torna uma tarefa assustadora. Já parou para imaginar quantas funções e atividades diferentes existem em uma organização de porte maior?
Há tantas visões diferentes para manter uma verificação constante. Por isso, se torna difícil saber qual parte da sua organização está trabalhando com seu potencial máximo e qual está com resultados abaixo do esperado.
Mas se você implementar um sistema de gerenciamento integrado, você poderá, a qualquer momento, saber qual área está funcionando da maneira adequada e qual não está.
A verdade é que esse é um dos grandes benefícios do SGI. E isso explica porque ele é tão importante para diversas empresas de sucesso.
Ter todo um conjunto de informações integradas e visíveis sempre que preciso é um diferencial e tanto para acertar nas tomadas de decisão dentro do seu negócio.
2- Redução de custos
Um sistema SGI, como já vimos, possui a tarefa de unificar várias informações de setores distintos da empresa em um único ponto central de análise.
Mas já parou para pensar que antes era necessário utilizar um sistema diferente para cada atividade? É por isso que a redução de custos surge quando uma empresa adota um software SGI e passa a ter dados e processos compartilhados.
Evitar a utilização de vários sistemas economiza tempo e dinheiro na implementação e durante todo o período de utilização. Afinal, existem enormes gastos com manutenção e atualizações de diferentes sistemas. Com um SGI, tudo será feito por um único fornecedor.
Além disso, há tanta informação em comum entre as áreas que faz muito sentido combinar as forças e focar em um único sistema. Assim, haverá mais transparência, trabalho em equipe e informações mais ricas para todos. Evitam-se, também, duplas entradas e dados conflitantes.
3- Eficiência nos processos
É comum que para determinada atividade ser concluída, uma outra anterior esteja finalizada. E nem sempre essas atividades ocorrem no mesmo departamento.
Isso significa que existe uma relação de dependência entre áreas em praticamente todas as empresas.
O setor de logística, por exemplo, só consegue dar prosseguimento ao trabalho de separação e entregas se o setor de faturamento concluir suas atividades. Da mesma forma, o Faturamento depende da área de vendas, para receber os pedidos.
E um dos mais importantes benefícios do SGI é ter essa eficiência nos processos, por ter tudo compartilhado e conectado em tempo real.
A medida que o trabalho de um time é otimizado, a sequência de atividades que precisam ser concluídas depois também ganham em produtividade. E isso é algo bastante difícil de conseguir com cada área utilizando sistemas individuais.
4- Competitividade
Para prosperar em um ambiente competitivo, as organizações precisam examinar e compreender cada aspecto de seus processos de negócios. E um dos benefícios do SGI é justamente contribuir com esse alto nível de competitividade.
Ao fornecer um produto e serviço de qualidade, elas devem considerar também outras áreas da moderna gestão empresarial. Isso pode colocá-las à frente das concorrentes. Algumas dessas vantagens são:
- Bem-estar de seus funcionários;
- Impacto ambiental causado;
- Melhor uso dos recursos disponíveis.
Hoje, esse tipo de postura sustentável é um grande ativo intangível para as empresas. E como um SGI integra áreas como RH, controle de qualidade e, no final das contas, usam-se menos recursos de nosso planeta, ele ajuda a construir esse valor para a empresa.
Assim, o sistema de gestão integrado vai ajudar as organizações a permanecerem competitivas. E, ao mesmo tempo, lidar com esses outros aspectos que devem fazer parte das estratégia organizacional moderna. Isto é: lucro, mas com responsabilidae ambiental e sustentabilidade.
Um sistema que fornece uma visão holística e integrada sempre trará benefícios estratégicos. Afinal, ele auxilia desde a execução das atividades operacionais, passando pelas táticas de cada setor e chegando aos dados macro, da estratégia da empresa.
Sem dúvida: um SGI pode ser um diferencial competitivo para qualquer porte de negócio, mesmo para os de pequeno porte!
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