A colaboração no ambiente de trabalho permite encontrar soluções inovadoras e que são consenso, porque criadas com o compartilhamento de ideias e pontos de vista mais ricos e respeitando a opinião de cada um.
Veja como usar ferramentas colaborativas online e outras tecnologias para aumentar a colaboração de suas equipes.
6 maneiras de usar a tecnologia para potencializar a colaboração no ambiente de trabalho
1- Use e abuse da nuvem
Contar com um drive compartilhado para que seus times compartilhem documentos e informações é uma da mais efetivas formas de aumentar a colaboração no ambiente de trabalho.
Manter documentos como apresentações, planilhas, relatórios e até templates ou modelos em máquinas individuais, para compartilhá-los por meio de e-mails, é uma forma pouco produtiva de compartilhar a informação.
Quando as equipes sabem que seus documentos estarão disponíveis para todos, passam a criá-los com mais cuidado e atenção.
É claro que é possível ter documentos privados e definir diferentes graus de acesso para determinados documentos (apenas ver; ver e comentar; ver, comentar e editar).
Além disso, poder compartilhar informações simplesmente arrastando e soltando arquivos nas pastas de um drive, torna a colaboração no trabalho bem mais efetiva.
2- Escolha uma suíte completa de aplicativos colaborativos
Se é para potencializar o trabalho em equipe com ajuda de drives compartilhados, o ideal é usar uma suíte de aplicativos criada para isso.
O G Suite, por exemplo, permite que arquivos de texto, planilhas, formulários de pesquisa, apresentações, entre outros, sejam editados simultaneamente. Cada membro da equipe pode dar sua colaboração ou fazer sugestões.
Dessa forma, se uma versão é atualizada, todos têm acesso a ela automaticamente.
Além disso, as versões anteriores ficam guardadas no próprio arquivo, bastando procurá-las para consulta e restaurá-las, se necessário.
Tudo é auditável, sabendo-se quem alterou, o que e quando.
E mais, o Gmail, o Google Agenda, o Google Formulários e outras ferramentas Google já estão totalmente integradas, permitindo muito mais colaboração no ambiente de trabalho.
3- Aproveite boas ferramentas de gestão de projetos
Quem sabe usar uma planilha do Google para gerenciar projetos sempre estará um passo à frente de quem não conta com essa tecnologia.
E este é apenas um dos exemplos de ferramentas de gestão de projetos que você pode usar em sua empresa para estimular a colaboração no ambiente de trabalho.
Existem softwares baseados na metodologia kanban – que usa quadros com listas de tarefas – que são extremamente funcionais para quem desejada mais colaboração no trabalho.
Aliás, é possível usar o Google planilhas para adotar kanban em seu negócio, basta criar a planilha certa.
4- Mobilidade e trabalho remoto
Trabalhar em casa, o chamado home office, já se tornou frequente em muitas empresas.
E isso não significa, necessariamente, passar todos os dias em casa. Em algumas organizações, o colaborador deve escolher um dia por semana para fazer sua tarefas em casa.
A produtividade, estudos mostram, aumenta quando é possível contar com esse benefício.
Além disso, vendedores e técnicos que trabalham em campo, ou mesmo outros colaboradores em viagem de trabalho, podem participar de reuniões ou acessar documentos e dados que necessitam.
Por isso, não deixe de adotar softwares que permitem o acesso remoto, preferencialmente por dispositivos móveis, como tablets e smartphones.
5- Adote softwares colaborativos no modelo SaaS
SaaS – Software as a Service – Softwares como um Serviço, em português, são disponibilizados pela nuvem via login e senha.
Paga-se uma taxa mensal por esse serviço e eles são colaborativos por natureza.
Quando você usa o LinkedIn, por exemplo, está usando um SaaS em sua versão gratuita. Se quiser, pode fazer um upgrade para a versão premium.
Softwares de CRM e automação de marketing, assim como de ERP, são alguns dos mais usados no formato SaaS.
Por meio deles, as equipes têm acesso às informações que precisam na hora que necessitarem.
Todo dado incluído por um colaborador se transforma em informação transparente que, além disso, gera estatísticas e indicadores de desempenho que podem ser consultados por meio de painéis de controle bastante práticos e intuitivos.
Isso torna a colaboração no trabalho muito mais efetiva.
6- Mídias sociais corporativas
Atualmente, a maioria das pessoas está acostumada com os ambientes das mídias sociais.
Por que não utilizar uma mídia social para melhorar a colaboração no ambiente de trabalho?
O G+ para empresas é uma rede social fechada para o ambiente de seu negócio onde os colaboradores mantêm um perfil, postam notícias sobre suas atividades e até é possível criar grupos para departamentos ou projetos.
Confiar este case de sucesso: Companhia aérea aprimora engajamento entre funcionários
A colaboração no trabalho depende do exemplo dos líderes e de uma cultura de transparência nas empresas. Mas contar com ajuda da tecnologia pode tornar esse processo muito mais efetivo e engajador. Experimente!
Este post foi escrito pela equipe da Safetec, uma empresa estabelecida no conceito de inovar a forma de trabalhar das organizações, através de soluções de computação em nuvem focadas em comunicação, colaboração e produtividade.
