Sua empresa? Como ela está indo? Que impressões você tem sobre seu desempenho? Tem dados concretos sobre isso? Ou simplesmente “acha” que as coisas vão vem (ou mal)?
Responda também:
Tem atingido suas metas? A equipe está integrada e produtiva? Custos e despesas se encontram sob controle? E os seus clientes, estão satisfeitos?
É, fazer esse monte de perguntas, assim, de repente, pode parecer até um exagero.
Mas, na verdade, quem realmente quer saber em que pé andam as coisas em seu negócio, precisa, sem dúvida, fazer um diagnóstico organizacional. E, com certeza, essas e outras perguntas terão que ser respondidas de forma bastante objetiva e organizada.
Mas, afinal, o que é um diagnóstico organizacional? E quais as etapas do diagnóstico organizacional que você precisa seguir? Vamos entender junto?
O que é diagnóstico organizacional?
Em um mercado sujeito a instabilidades econômicas frequentes torna desafiador, para as empresas, a busca de bons resultados de maneira contínua e sustentável.
Nesse cenário, cabe aos gestores buscarem as soluções necessárias para resolver as dificuldades da empresa, sempre que elas se apresentarem.
E, como nos orienta a tão conhecida matriz SWOT, se a observação do ambiente externo (que não podemos controlar) mostra ameaças ou oportunidades, é preciso analisar o ambiente interno da empresa, aquele que controlamos, para descobrir o que precisa ser melhorado e quais os pontos fortes a serem aproveitados.
E a melhor maneira de fazer isso é com um bom diagnóstico organizacional.
Portanto, se você quer saber o que é diagnóstico organizacional, aqui vai uma definição:
O diagnóstico organizacional se trata de um conjunto de técnicas, ações e análises que devem ser realizadas para que os gestores conheçam profundamente seu negócio para, assim, conhecerem pontos fortes e fracos. O objetivo é detectar e previnir problemas, encontrar soluções certeiras para eles, auxiliar na tomada de decisão e até no planejamento estratégico do negócio.
Realizar todas as etapas do diagnóstico organizacional pode prevenir problemas de crescimento, dificuldades em se manter competitivo frente à concorrência ou ajudar no planejamento de investimentos para expandir suas atividades.
Saiba mais: O que é diagnóstico empresarial e como usar em seu negócio para promover melhorias
Como você viu, a importância do diagnóstico organizacional é muito ampla.
Por isso, a seguir, vamos detalhar as etapas do diagnóstico empresarial e, dessa forma, mostrar também como ele pode ser utilizado para melhorar os resultados da empresa. Assim, você saberá, definitivamente, como fazer diagnóstico organizacional e tirar o melhor proveito dele.
Veja também: Quer saber como fazer uma análise SWOT da sua empresa? Confira o passo a passo
Qual a importância do diagnóstico empresarial
O gestor que decide iniciar este tipo de projeto, precisa entende que não se trata de uma tarefa corriqueira. O processo de diagnóstico empresarial é complexo e envolve diferentes passos, que precisam ser dados com todo cuidado e atenção.
Por isso, ao implementá-lo, todas as etapas do diagnóstico organizacional deverão ser realizadas tendo em vista um conjunto de ações e análises que se inter-relacionam. Só assim será possível verificar a saúde da empresa com a precisão necessária.
A metodologia usada em um diagnóstico empresarial deve avaliar como o planejamento estratégico está alinhado com as ações realizadas pela empresa. Isso é feito por meio da avaliação dos pontos fortes e as fraquezas dos processos, além de outras características da organização. Dessa maneira, se conseguirá identificar as causas e os problemas a serem solucionados no negócio.
Portanto, o diagnóstico organizacional é uma importante ferramenta auxiliar na gestão da empresa. Pois fornece uma uma base sólida, com informações confiáveis, para a implementação de qualquer mudança que seja preciso realizar na estrutura organizacional.
Além disso, cada uma das etapas do diagnóstico organizacional permite, ao longo do processo, verificar o alinhamento dos colaboradores com a cultura da empresa.
Assim, será possível tornar a tomada de decisão mais eficiente e ágil em seu negócio.
As 4 etapas do diagnóstico organizacional
Confira, agora, como fazer o diagnóstico organizacional em sua empresa. Lembre-se que o gestor do negócio deve estar apto a implementar as seguintes etapas do diagnóstico empresarial, passo a passo:
1- Coleta de informações
Como o próprio nome diz, a primeira das etapas do diagnóstico organizacional consiste em coletar todas as informações sobre as atividades desenvolvidas pela empresa.
Esse levantamento é essencial para determinar as causas dos problemas que a organização está enfrentando.
Várias ferramentas podem ser utilizadas para otimizar a busca pelas informações, como, por exemplo:
- a matriz SWOT;
- Design Thinking;
- a metodologia Lean.
Através delas, serão avaliadas questões relacionadas à produtividade, vendas, erros e gestão de pessoas.
É essencial a participação dos colaboradores diretamente envolvidos nas atividades de onde serão extraídas as informações para garantir a qualidade dos resultados.
Design Thinking é uma metodologia nem sempre entendida corretamente por todos. Quer saber mais sobre ela? Então, acompanhe este vídeo da Harvard Business Review (em inglês, mas você pode acionar legendas).
2- Análise de dados
A segunda das etapas do diagnóstico organizacional é a organização e análise das informações coletadas.
Os dados obtidos devem ser transformados em planilhas, gráficos, mapas e tabelas para agilizar sua análise e comparação detalhada. O ideal será separar as situações analisadas por categorias e utilizar aplicativos para facilitar a visualização, como o Tableau ou Google Chart.
Uma famosa técnica de análise de dados é a chamada Lei de Pareto. Conheça mais sobre ela neste infográfico criado pela HEFLO:
Veja mais: 4 ferramentas de diagnóstico organizacional para entender seu negócio e definir ações e melhoria
3- Identificação dos problemas
A terceira etapa será responsável pela identificação das causas das falhas ou gargalos encontrados nas operações da empresa.
Essa é uma das etapas de diagnóstico organizacional mais importantes, pois, dela sairão as soluções para os problemas enfrentados pela empresa.
Uma ferramenta muito útil para alcançar este objetivo é o diagrama de Ishikawa, possibilitando classificar a causa dos problemas em diferentes tipos:
- Máquina
- Matéria-prima
- Mão-de-obra
- Meio ambiente
- Medidas
- Método
A divisão facilita a identificar os fatores que causam os problemas e onde eles se concentram, na organização.
4- Plano de ação
As etapas do diagnóstico empresarial são finalizadas com a elaboração de estratégias e ações para resolver os problemas elencados na etapa anterior.
Deve ser feito um plano de ação contendo um cronograma detalhando a implementação das mudanças necessárias.
Esse planejamento estratégico deve ser decidido em conjunto com os gestores, líderes e gerentes, garantindo que as ações propostas sejam implementadas, corrigindo os problemas que impedem o crescimento da empresa.
As áreas que apresentam os piores desempenhos ou que representam um impacto mais significativo nos resultados do negócio devem ser priorizadas.
Fazer um plano de ação nem sempre é tão simples quanto se pensa. Você pode usar, por exemplo a técnica dos 5W2H, dentre tantas outras existente. Neste vídeo da Siteware, você vai ver algumas dicas de como fazer um plano de ações para alcançar os resultados desejados da melhor forma possível:
Tipos de diagnóstico organizacional
Em alguns casos, a empresa pode optar por se debruçar por problemas específicos. Por isso, existem diferentes tipos de diagnóstico organizacional, dependendo do objetivo desejado.
- Geral: contempla todos os setores da organização;
- Financeiro: limita o diagnóstico aos dados contábeis e financeiros da empresa
- Produção: utilizado para verificar a produtividade e qualidade dos produtos ou serviços da empresa, visando melhorar o fluxo de produção e eliminar desperdícios;
- Vendas: abrange problemas como queda das vendas, preços, qualidade de produtos, problemas com atendimento, entregas, entre outros;
- Informação: analisa o desempenho e funcionalidade dos sistemas de informação utilizados pela empresa, avaliando sua resposta às necessidades da empresa, bem como seu alinhamento aos planejamentos estratégico e operacional.
Veja mais em nosso blog: Tipos de diagnóstico organizacional: conheça os 4 principais e como fazer cada um na prática
Principais características e benefícios de um diagnóstico empresarial
Mas, afinal, o que você ganha fazendo o diagnóstico organizacional? Talvez tenhamos passado tantas informações. Assim, pode ser que você não tenha conseguido organizar as ideias corretamente em sua cabeça.
Por isso, fizemos uma pequena lista resumindo as principais características e benefícios de um diagnóstico empresaria.
Leia com atenção e verifique se tudo ficou claro para você:
- O diagnóstico organizacional deve ser feito por meio de diversas análises objetivas, baseadas em fatos.
- Ele deve ser seguir um passo a passo cuidadoso, para que se atinjam sempre os melhores resultados.
- O diagnóstico empresarial pode ser usado de diversas formas em seu negócio: para detectar problemas, preveni-los, auxiliar na tomada de decisão e na construção do planejamento estratégico.
- Deve incluir um plano de ações. Sem isso, não há sentido em fazer um diagnóstico organizacional.
- O diagnóstico organizacional envolve tanto a análise interna da empresa, como a influência do ambiente externo sobre ela.
- Um diagnóstico organizacional bem feito mostra a verdadeira situação da empresa. É, portanto, uma fonte confiável para a tomada de decisão.
- Ele mostra os pontos fortes do negócio, assim como seus pontos fracos, para que se possa aproveitar as forças e se planejar maneiras de corrigir as fraquezas.
- Um bom diagnóstico organizacional ajuda a detectar os valores e a cultura da empresa, e como esses elementos interferem na performance do negócio.
- Ele vai evidenciar oportunidades que devem ser aproveitadas pela organização.
- Ele também vai deixar claros os problemas que precisam ser resolvidos, para que o negócio funcione de forma produtiva e sustentável.
- Desenhar sua estratégia empresarial será muito mais fácil depois de fazer o diagnóstico organizacional.
Agora você conhece todas as etapas do diagnóstico empresarial e os benefícios que ele pode trazer para sua organização, por que não colocá-lo em prática?
Como uma consultoria pode ajudar no diagnóstico empresarial
A Setting é uma consultoria de gestão que busca gerar valor e resultados, pautada pela ética, a excelência e com foco na satisfação do cliente. Dentre as diversas áreas em que atua, como estruturação de modelo de governança, gestão de riscos e modelagem de processos, a análise da estrutura e o diagnóstico organizacional são ferramentas que podem auxiliar muito seu negócio.
Depois de todas essas dicas de como fazer diagnóstico organizacional, que tal conferir alguns exemplos: Confira 5 exemplos de diagnóstico empresarial de sucesso
E para entender como nossa empresa atua na hora de fazer diagnóstico organizacional, confira este infográfico:
