Você já utilizou uma planilha de diagnóstico empresarial para conhecer melhor o seu negócio e identificar pontos de melhoria?
Essa pode ser uma ótima solução para descobrir quais processos internos podem ser otimizados e maximizar os resultados da organização.
A gestão de uma empresa é uma tarefa de alta complexidade. Por isso, o gestor precisa dividir a sua atenção entre diversas atividades diferentes: produção, marketing, finanças, gestão de pessoas, entre várias outras.
Em meio a todas essas atividades que acontecem de forma simultânea, pode ser difícil identificar quais aspectos podem ser melhorados. Será que a sua empresa enfrenta um problema no controle de estoques, no atendimento ao cliente ou nos processos de produção?
O uso de uma planilha de diagnóstico empresarial auxilia o gestor a conhecer melhor o seu próprio negócio. Confira neste artigo como utilizar essa ferramenta.
Passo a passo para criar uma planilha de diagnóstico empresarial
A planilha de diagnóstico empresarial possui um objetivo muito claro: permitir que o gestor tenha acesso a um panorama geral da sua organização e possa identificar quais atividades funcionam plenamente e quais podem ser melhoradas.
Para colocar isso em prática, é possível fazer a criação de uma planilha no Excel ou mesmo no Google Sheets e inserir todas as informações necessárias para que ela funcione com eficiência. Veja um passo a passo para criar uma planilha de diagnóstico empresarial:
1. Defina o funcionamento da sua planilha
O primeiro passo para criar uma planilha de diagnóstico empresarial é definir como será o seu funcionamento. Geralmente, uma ferramenta de diagnóstico funciona através de perguntas e respostas – sendo que cada resposta possui uma pontuação.
Assim, uma empresa que possui muitos problemas na gestão fica com uma pontuação baixa, enquanto uma empresa com processos internos bem definidos alcança uma boa pontuação.
Portanto, você precisa definir como funcionará esse sistema. Uma planilha que possui 100 perguntas poderia atribuir 1 ponto por questão conforme a resposta – permitindo que a pontuação final varie entre 0 e 100 pontos.
2. Trace os pilares
O objetivo de uma planilha de diagnóstico empresarial é permitir que o gestor tenha uma visão da empresa como um todo. Por essa razão, a planilha deve ser dividida de acordo com os processos internos da organização, por exemplo:
- Estratégias de negócio
- Vendas
- Gestão financeira
- Marketing
- Atendimento ao cliente
- Recursos Humanos
- Produção
Além desses pilares, ainda é possível personalizar a sua planilha de acordo com necessidades da sua empresa. Na verdade, você pode escolher mais ou retirar alguns, tudo depende da realidade do seu negócio.
3. Crie perguntas e respostas
Para que seja feito um diagnóstico, é necessário elaborar perguntas e respostas para que seja feita uma avaliação. É com base nesse questionário que o gestor descobre mais informações sobre o seu negócio.
Por exemplo: dentro do pilar de Gestão financeira, uma das perguntas poderia ser “a empresa possui um fluxo de caixa atualizado?” e as alternativas poderiam incluir várias alternativas – como a ausência total do fluxo de caixa, uma ferramenta desatualizada ou um fluxo de caixa atualizado.
Esse processo de criar perguntas e respostas deve ser aplicado para todos os pilares da planilha para que o diagnóstico seja realmente completo. Além disso, é indicado incluir sugestões e avisos conforme as respostas.
4. Organize os resultados
Para organizar os resultados do diagnóstico, você pode criar uma nova aba que reúne a pontuação geral, a pontuação de cada um dos pilares e sugestões que variam conforme as respostas dadas ao longo do processo.
Uma planilha de diagnóstico empresarial não precisa cobrir a empresa como um todo.
Em casos específicos, ela pode focar em uma área exclusiva do negócio, como uma planilha para diagnóstico de vendas, por exemplo.
Por que utilizar uma planilha de diagnóstico empresarial?
O uso de uma planilha de diagnóstico empresarial tem uma série de implicações positivas dentro de um ambiente empresarial. Veja os principais motivos para explorar essa ferramenta:
- Facilidade no uso. Uma planilha de diagnóstico empresarial é muito fácil de ser usada e pode gerar um diagnóstico preciso em poucos minutos.
- Visão do todo. Com base nas informações trabalhadas por uma planilha de diagnóstico, o gestor passa a ter uma visão mais ampla sobre todos os processos internos que contribuem para os resultados da sua empresa.
- Atualização constante. É possível realizar diagnósticos de forma periódica para acompanhar a evolução da organização e mantê-la sempre atualizada.
- Foco nos problemas. A planilha de diagnósticos empresarial foca nos problemas de uma empresa, ressaltando quais setores e atividades necessitam de mais atenção do gestor.
Quer saber mais detalhes sobre a importância e as consequências de fazer um bom diagnóstico empresarial? Confira como a Setting atua:
Software de gestão: mais eficiência no diagnóstico empresarial
O diagnóstico empresarial pode servir como um ótimo indicativo sobre os processos internos que merecem atenção do gestor para a empresa crescer, certo? Com a planilha que você criou, certamente toda a organização tem muito a ganhar.
Os resultados obtidos podem ser ainda melhores quando você usa um software específico para obter um diagnóstico empresarial – com um funcionamento automatizado, respostas precisas e atualizações constantes.
