Muitos gestores têm o objetivo de fazer sua empresa alcançar resultados cada vez melhores e se destacar no mercado. Existe uma forma bem prática de se fazer isso e conseguir diversos benefícios: por meio da gestão de processos. No artigo de hoje vamos falar mais sobre esse tema e como ela pode auxiliar no alcance dos objetivos. Confira!
O que é a gestão de processos, afinal?
É uma abordagem que direciona a gestão das operações empresariais. Como o próprio nome já diz, ela é voltada para os processos, que são o alicerce para o desenvolvimento de novos planos e para a tomada de decisões.
Essa abordagem proporciona uma visão mais ampla do negócio, fazendo com que o gestor enxergue nos processos os atalhos e as oportunidades que estão presentes em cada atividade executada.
Como pode ser implantada, de forma a ajudar no desenvolvimento da empresa?
Para adotar a gestão de processos, é necessário entender que algumas mudanças são necessárias — tanto na rotina, quanto no modelo de gestão. Nesse sentido, existem alguns aspectos fundamentais que precisam ser levados em consideração, são eles:
Integração
Na gestão de processos, a empresa passa a ser considerada como um grande organismo que trabalha em conjunto, ou seja, existe a dependência entre um processo e outro e, mesmo que eles sejam de áreas diferentes, os resultados de um podem impactar na execução do outro.
Nesse caso, a visão de cada departamento atuando individualmente no alcance dos seus objetivos deixa de existir e o foco passa a ser a integração entre os setores, por meio do compartilhamento de informações e colaboração entre as áreas.
Mapeamento e formalização dos processos
Toda empresa é constituída de processos, mesmo que eles não sejam bem estruturados. Por exemplo: as atividades de atender o cliente, lançar o pedido no sistema e entregar o produto fazem parte do processo de vendas.
Portanto, é preciso analisar cada tarefa realizada, identificar a quais processos ela pertence, identificar falhas e implementar melhorias. Nesse caso, é preciso abandonar a ideia de que “sempre foi feito assim” e buscar maneiras de aprimorar a execução e alcançar resultados mais satisfatórios.
Feito isso, é hora de formalizar a nova forma de trabalho, criando um documento que explique a rotina correta e quais recursos são necessários para a sua conclusão. Ele deve ser comunicado entre os colaboradores e disponibilizado para consulta.
Engajamento da equipe
Como dito no tópico anterior, a formalização dos processos envolve todos os colaboradores. Portanto, é crucial realizar a conscientização da equipe e alertar a respeito da importância de adotar as mudanças e como elas serão benéficas para todos.
Quais benefícios ela oferece para a empresa?
A gestão de processos pode proporcionar muitas vantagens para a empresa. Veja algumas delas:
- Organização: melhorias operacionais, alcançadas por meio de processos padronizados e definição mais clara das responsabilidades e papéis de cada grupo ou indivíduo;
- Eficiência: otimização dos processos, implantação de melhores práticas, eliminação de falhas e etapas desnecessárias, redução de custos, redução nos tempos de resposta, redução de erros e necessidade de retrabalho;
- Confiabilidade: processos mais estruturados e bem delineados, acompanhamento mais preciso das rotinas e seus resultados, atividades mais confiáveis;
- Satisfação dos clientes: com a melhoria dos processos e, consequentemente, dos produtos e serviços, há a criação de um diferencial competitivo.
Apesar de muitos empreendedores ainda acreditarem que a gestão de processos aumenta a burocracia na empresa, podemos ver que essa é uma ideia errônea e que, conforme apresentado, está muito distante do que ela realmente representa para a empresa e como ela pode aprimorar os resultados.
