Você sabe como os produtos e serviços que sua empresa oferece ao mercado são efetivamente produzidos ou disponibilizados?
A cadeia de tarefas, os insumos necessários, quem são os responsáveis, o fluxo de informações e quais os indicadores de desempenho usados, tudo está claro em seu negócio?
As ferramentas de mapeamento de processos são utilizadas pelos gestores para entender o fluxo de tarefas necessários para a realização das atividades empresariais, ou seja: seus processos.
Assim, é possível examinar o funcionamento de cada etapa do processo produtivo identificando gargalos e implementando melhorias.
São metodologias que incluem técnicas de mapeamento e melhoria de processos, criadas para agregar valor ao negócio, contribuindo para que o produto entregue ao cliente final satisfaça suas necessidades.
Neste contexto, percebe-se que seu uso adequado pode aumentar o desempenho e a produtividade da organização, garantindo sua lucratividade e crescimento sustentável.
Por isso, neste post, vamos mostrar como aplicar três das principais ferramentas para mapeamento de processos grátis que se encontram disponíveis no mercado.
Veja também: Mapeamento de processos empresariais em startups: como defini-los?
3 ferramentas de mapeamento de processos
As ferramentas de mapeamento de processos são softwares ou técnicas gerenciais consagradas que podem ser usadas para desenhar os fluxos de atividades envolvidas na cadeia produtiva da empresa.
Os fluxogramas desenhados nelas proporcionam uma boa visualização dos processos, bem como documentam os procedimentos empresariais, constituindo um passo inicial na compreensão das atividades envolvidas.
A seguir, vamos conhecer as principais ferramentas para mapeamento de processos grátis.
1- Matriz BÁSICO
A matriz BASICO é uma das ferramentas de mapeamento de processos que tem como principal característica auxiliar na seleção e priorização de soluções.
Isso porque nem sempre é possível mapear todos os processos de um negócio ao mesmo tempo com a qualidade necessária. Deve-se, portanto, escolher os que são prioritários para se realizar esse trabalho.
A matriz BÁSICO tem como nome um acrônimo composto por seis critérios usados na análise dos processos.
Sua metodologia é de fácil aplicação, permitindo identificar as prioridades das soluções que devem ser buscadas com o objetivo de equilibrar o melhor custo benefício com as necessidades dos clientes finais.
O significado de cada letra da palavra BÁSICO:
- Benefícios para a empresa: identificar todos os benefícios que a organização terá solucionando o problema ou implementando o projeto que está sendo analisado. Por exemplo, redução de custos, aumento de lucros, maior produtividade.
- Abrangência dos resultados: quantos colaboradores serão impactados pelos resultados, ou seja, terão seu trabalho facilitado com os benefícios alcançados.
- Satisfação interna: qual será o nível de satisfação dos colaboradores com a implementação da solução.
- Investimentos necessários: quanto será o montante necessário para tornar a solução operacional.
- Cliente externo satisfeito: quanto aumentará a percepção de valor dos produtos ou serviços da empresa pelos clientes.
- Operacionalização: qual o grau de dificuldade para operacionalizar esta solução.
Cada um dos seis critérios deve receber uma nota de 1 a 5. O somatório das pontuações criará um ranking com os problemas ou projetos analisados, onde aquele que obteve a maior pontuação deve ser priorizado.
Confira este modelo de matriz BÁSICO
Fonte: DIMAT
2- Bizagi Modeler
Esta é uma das ferramentas para mapeamento de processos grátis mais conhecida pelos analistas devido a sua interface simples e facilidade de uso.
Ela utiliza a notação BPMN (Business Process Model and Notation) que é um conjunto de símbolos e regras criado para padronizar a modelagem de processos, facilitando a troca de informações entre gerentes, técnicos, analistas e desenvolvedores.
A Bizagi Modeler é um programa que precisa ser baixado e instalado no computador do usuário. Apesar do nome em inglês, possui uma tradução das funcionalidades e da maioria dos elementos para português.
Ela permite desenhar fluxogramas e diagramas, possui um simulador de processos e um verificador que ajuda a validar a integridade dos processos que estão sendo desenhados.
Os diagramas e mapas de processos criados podem ser exportados como imagem nos formatos PNG e BMP ou, formato PDF e DOC para serem inseridos em manuais e documentos.
3- HEFLO Documentação
HEFLO é uma das mais completas ferramentas de mapeamento de processos de negócios. A versão integral é paga, mas ela possui o módulo Documentação gratuito, onde o usuário pode desenhar diagramas e fluxogramas de processos.
É uma ferramenta de mapeamento de processos que também utiliza o padrão de documentação BPMN. Sua principal característica é ser totalmente online, sendo possível criar diagramas de processo na nuvem, sem instalar nenhum programa.
Os comandos são totalmente em português e possui uma interface fácil de usar, acessada diretamente pelo browser do computador.
Além da criação de diagramas e fluxogramas, possui um editor de texto, onde é possível criar documentos formatados com gráficos e tabelas, entre outros elementos.
Os fluxogramas de processos criados na ferramenta ficam armazenados na nuvem, mas é possível exportá-los para formatos de imagem PNG ou de documentação em PDF, DOC e HTML.
Veja em nosso blog: Como criar processos em uma empresa? Confira o passo a passo
A importância de uma consultoria de mapeamento de processos
Apesar de existirem diversas ferramentas de mapeamento de processos, a empresa deve avaliar a melhor maneira de aplicá-las.
Primeiro, a organização precisa possuir, em seus quadros, profissionais com a capacitação e experiência necessários para realizar um bom trabalho. E deve ser avaliado o quanto estas novas responsabilidades diminuirão a produtividade destes colaboradores.
Caso não existam profissionais qualificados, a organização pode investir na contratação de um ou mais profissionais com o perfil desejado. No entanto, essa opção implica em custos e tempo de adaptação para que os resultados sejam alcançados.
Uma terceira opção que, frequentemente, apresenta a melhor relação custo-benefício, é a contratação de uma consultoria de mapeamento de processos.
Existem diversas vantagens, como um olhar imparcial e especializado, trazendo maior precisão na avaliação dos processos, a possibilidade de soluções inovadoras proporcionadas pelas diferentes vivências adquiridas pelos consultores no mercado, entre outras.
Portanto, vale a pena avaliar qual a opção que trará mais benefícios para sua empresa.
A Setting é uma empresa de consultoria empresarial que dentre diversas outras atividades, também faz o mapeamento de processos.
Para isso, considera uma visão sistêmica, baseada em fatos, que valoriza as pessoas, a excelência e o foco no cliente, para criar valor e trazer os melhores resultados.
