Um dos gargalos mais comuns que fazem as empresas não conseguirem melhorar seu posicionamento no mercado e, consequentemente, crescerem em seu segmento é a falta de organização dos processos internos.
Este fator é, muitas vezes, deixado de lado quando, na verdade, deveriam ser priorizados, porque, sem processos eficazes, não há ideias, produtos ou serviços que possam ser entregues aos clientes finais de forma satisfatória.
Os gestores devem saber como organizar os processos de uma empresa para diminuir a incidência de problemas internos, garantindo a produtividade e a lucratividade da organização.
O grande desafio, atualmente, é decidir a melhor forma de organizar esses processos e quais ferramentas de gestão devem ser usadas pela empresa.
Veja também: Como criar processos em uma empresa? Confira o passo a passo
A importância de organizar os processos de uma empresa
Existem diversos benefícios na organização dos processos da empresa. Vamos citar os principais.
- Mais agilidade: identificar gargalos e eliminar tarefas desnecessárias fará com que a empresa ganhe tempo e reduzir custos, o que aumentará a produtividade das equipes, o tempo de retorno dos projetos estratégicos e os rendimentos financeiros da empresa.
- Mais eficiência: processos mais enxutos aumentam a eficiência da empresa, diminuindo as horas gastas para realizar as tarefas, bem como os erros das equipes. Além disso, pode-se diminuir as ações operacionais de alguns colaboradores, direcionando-os para atividades mais estratégicas, aproveitando melhor suas habilidades.
- Clientes mais satisfeitos: a organização dos processos da empresa também garantirá benefícios externos, como clientes mais satisfeitos, por exemplo. Isso pode ser obtido ao diminuir o tempo de entrega de produtos e serviços ou aumentando a agilidade na resolução das reclamações dos clientes.
Como organizar os processos de uma empresa
Como organizar os processos de uma empresa passa pelo entendimento do que são processos.
Processos são diversas tarefas necessárias para alcançar determinado objetivo, organizadas para serem realizadas por ordem cronológica.
Existem diversas maneiras de realizar a gestão dos processos de uma empresa. Vamos ver algumas.
Mapeamento dos processos
O mapeamento de processos trata de como organizar os processos de uma empresa. Na verdade, é uma técnica utilizada para desenhar o fluxo de processos internos da organização, possibilitando identificar as principais saídas, entradas e ações relacionadas a cada processo.
Assim, os gestores são capazes de visualizar o que está funcionando e o que não está funcionando, identificando inconformidades, atrasos e gargalos de produção.
Da mesma forma, também é possível identificar as atividades essenciais e aquelas que agregam mais valor aos processos, para dar mais atenção a elas e priorizar a organização desses processos.
Confira esta animação que mostra mais alguns detalhes sobre o mapeamento de processos:
Novas tecnologias
Saber como organizar os processos de uma empresa significa incluir a tecnologia no dia a dia dos colaboradores. Através dela, a troca e compartilhamento de informações ficam mais organizados, os colaboradores podem controlar melhor o tempo gasto nas tarefas e a comunicação se torna mais eficiente.
Dependendo do objetivo, existem diversas soluções que a empresa pode utilizar para organizar e otimizar seus processos.
Por exemplo:
Organização das tarefas
Existem diversos aplicativos que podem ser usados para gerenciar equipes e organizar as tarefas, como, por exemplo, o Trello e o Asana.
Através deles, é possível organizar fluxos de processos, determinando a responsabilidade e as entregas de cada pessoa. Estas plataformas permitem otimizar o trabalho e integrar as ações com todos os envolvidos nos processos.
Compartilhamento
Toda empresa possui dezenas de documentos em texto ou em planilhas contendo tabelas de preços, informações financeiras, templates de apresentações para clientes, entre outras.
Esses arquivos são utilizados em diversos processos, que dependem dessas informações serem atualizadas e compartilhadas constantemente.
Uma forma simples de garantir este objetivo é usar drives na nuvem, como o Dropbox, OneDrive ou Google Drive. Os arquivos podem ser acessados de qualquer lugar ou editados de forma colaborativa e simultânea, garantindo a segurança e a agilidade na troca de informações.
Comunicação
Uma comunicação interna eficiente entre os membros da equipe e entre diferentes setores, é uma das estratégias de como organizar os processos de uma empresa.
Todas as partes responsáveis pelos fluxos de trabalho devem se comunicar e cooperar para que os resultados sejam alcançados.
Exemplo de tecnologia que pode ser usada com este objetivo é a conferência digital, que permite realizar reuniões em tempo real, economizando tempo e dinheiro com o deslocamento dos colaboradores.
Mídias sociais corporativas e aplicativos de mensagens instantâneas também estão sendo utilizados com sucesso na comunicação empresarial.
Organize os processos internos da sua empresa
Agora que você já sabe como organizar os processos de uma empresa, pode implementar as dicas mostradas neste artigo.
Gerir os fluxos de tarefas de uma organização é um desafio diário. Por isso, é essencial que os processos sejam mapeados e organizados para garantir a máxima eficiência dos colaboradores, bem como a melhor utilização dos recursos materiais da empresa.
Em um mercado sujeito às mudanças constantes, o domínio da gestão de processos da empresa permitirá que ela ganhe agilidade e se adapte rapidamente a qualquer nova tendência no seu segmento.
A Setting é uma empresa de consultoria empresarial que conta com diversos cases de sucesso no diagnóstico de empresas, formulação e implementação de estratégias, mapeamento e modelagem de processos.
