Melhoria contínua é uma técnica de gestão de processos de negócios que visa identificar falhas nos processos e, em seguida, descobrir a melhor maneira de eliminar esses problemas. Para isso, define os chamados KPIs, métricas para medir a eficiência de um processo. Assim, toda vez que um desses processos apresenta desvios das metas estipuladas para cada KPI, ele é analisado, corrigido e melhorado continuamente, seguindo as etapas do ciclo de melhoria contínua.
A sua empresa possui um ciclo de melhoria contínua bem estruturado?
A verdade é que a melhoria contínua é uma temática que tem despertado cada vez mais o interesse de empresas em todo o mundo.
Isso se deve principalmente ao aumento da competição no universo corporativo observado nas últimas décadas em decorrência da globalização, da transformação digital nas empresas e das mudanças no comportamento do público consumidor.
Esse, por sua vez, está mais exigente em relação às soluções que adquire e às marcas com quais escolhe se relacionar.
Mas, afinal, o que é melhoria contínua? Por que é tão importante se preocupar com esse aspecto do negócio? Com implantar essa metodologia em seu negócio?
A resposta para esses e outros questionamento você confere nas próximas linhas deste conteúdo especial.
Convidamos você a continuar a leitura para entender o conceito, a importância e como funciona o ciclo de melhoria contínua nas empresas, e suas 4 etapas:
- Plan – Planejar
- Do – Fazer
- Check – Checar
- Act – Agir
Além disso, vamos mostrar também algumas dicas de ferramentas de melhoria contínua que você pode implementar no seu modelo de negócio:
- DMAIC;
- Diagrama de processos;
- Kaizen.
Veja também: Ferramentas para avaliação e melhoria de processos: o trio que vai te ajudar a solucionar seus problemas de negócio
O que é melhoria contínua?
Alcançar resultados cada vez melhores é um dos principais objetivos de qualquer empresa, certo?
Para isso, é necessário estabelecer um processo de melhoria contínua. Isso significa colocar em prática uma série de ações com o intuito de melhorar a qualidade dos produtos, dos serviços e dos processos internos da organização de maneira ininterrupta. E, assim, entregar mais valor ao cliente final, utilizando a menor quantidade possível de recursos.
Ou seja, podemos definir o que é melhoria contínua como um processo cíclico, com etapas que se repetem de modo a sempre identificar e implementar oportunidades de fazer com que um processo inserido na cadeia produtiva de sua empresa se torne mais eficaz e mais eficiente. Dessa forma, entregando mais valor ao cliente final.
Você sabe como identificar os processos que precisam ser melhorados em sua empresa? Se não, então dê uma olhada nesta metodologia, sugerida por Peter Drucker:
Por que é importante implementar um processo de melhoria contínua?
A implementação de um processo de melhoria contínua bem estruturado é importante porque, a cada novo ciclo, consegue-se propor ajustes capazes de melhorar a qualidade de algum aspecto relevante do negócio.
Por meio do ciclo de melhoria contínua, é possível:
- ter maior controle sobre o trabalho das equipes;
- incentivar o aprendizado com erros anteriores;
- evitar falhas futuras;
- identificar e estancar gargalos;
- reduzir custos operacionais;
- estimular a inovação e a criatividade;
- impulsionar a produtividade;
- aumentar a competitividade da empresa.
Como o foco do ciclo de melhoria contínua está na qualidade final, a empresa consegue entregar mais valor para seus clientes e, assim, conquistar a preferência deles perante a concorrência.
Leia também: Ações de melhorias nas empresas: confira 7 dicas infalíveis
Quais são as etapas do ciclo de melhoria contínua e como implementá-las na sua empresa
Agora que você já sabe o que é melhoria contínua e sua importância, é hora de conferirmos quais são as etapas fundamentais do ciclo de melhoria contínua.
Tomaremos como base as etapas do Ciclo PDCA, que é uma metodologia muito utilizada nas empresas para a promoção da melhoria contínua em diferentes aspectos do negócio.
Esse método foi desenvolvido na década de 1920 pelo físico norte americano Walter Andrew Shewhart e é composto basicamente por 4 etapas:
- Plan
- Do
- Check
- Act
Confira nas próximas linhas como funciona cada etapa do ciclo de melhoria contínua PDCA.
Etapa 1 – Planejar
A primeira etapa do processo de melhoria contínua com base na metodologia PDCA é o planejamento.
Neste momento, busca-se identificar os pontos que você considera necessários melhorar no seu produto, no seu serviço, em algum procedimento interno específico, em algum departamento ou equipe etc.
A intenção aqui é desenvolver um plano de ação bem completo e detalhado, especificando as práticas que serão adotadas, os respectivos responsáveis por cada uma delas, os objetivos a serem alcançados, os prazos e os mecanismos para mensurar e acompanhar o desempenho do ciclo.
Etapa 2 – Fazer
Na segunda etapa do Ciclo PDCA de melhoria contínua, é hora de colocar a mão na massa. Ou seja, deve-se implementar as ações definidas no planejamento.
É extremamente importante que, nesta fase, todos os envolvidos estejam devidamente alinhados e capacitados para executarem suas funções e tarefas. Os colaboradores precisam estar cientes de suas responsabilidades, dos prazos a serem cumpridos e dos resultados que se espera que eles alcancem.
É necessário também manter-se atento para que não haja desvios capazes de comprometer a qualidade dos resultados.
Etapa 3 – Checar
A terceira etapa do ciclo de melhoria contínua PDCA consiste em checar o andamento das ações previstas no planejamento.
A intenção aqui é conferir a execução do plano de ação de modo a garantir que tudo ocorra de acordo com o esperado.
Além disso, é na checagem que são avaliados os resultados obtidos até então, a eficácia das ações e as necessidades de ajustes no meio do caminho.
Caso sejam identificados problemas, é importante investigar a causa-raiz de tais problemas para, então, eliminá-los e promover as melhorias desejadas.
Na maioria das vezes esta checagem é feita com ajuda de indicadores de desempenho, veja mais sobre eles neste post: Os 7 principais exemplos de indicadores de desempenho nas empresas para monitorar e melhorar processos
Etapa 4 – Agir
Encerrando o Ciclo PDCA de melhoria contínua, temos a etapa Agir. Neste momento, são tomadas as decisões de acordo com o que foi avaliado na etapa de checagem.
O objetivo desta fase do ciclo é implementar as correções necessárias e solucionar os problemas identificados.
É na quarta etapa do ciclo que são definidas e implementadas também ações de caráter preventivo a fim de evitar que os problemas se repitam futuramente.
Lembre-se de que esse é um processo cíclico. Ou seja, as etapas que citamos aqui devem se repetir continuamente para que se possa melhorar mais e mais.
Veja um resumo do ciclo de melhoria contínua neste infográfico:
Este ciclo pode ser utilizado para promover a melhoria constante de diferentes áreas e aspectos da sua empresa.
Quer mais algumas dicas de como otimizar processos? Então, dê uma olhada neste infográfico que criamos para você:
3 dicas de ferramentas de melhoria contínua para usar na sua empresa
Conforme pudemos conferir até aqui, para que o seu negócio possa estar sempre em evolução, promover a melhoria contínua é algo indispensável.
A busca por novas oportunidades de se tornar cada vez produtivo e competitivo deve fazer parte da cultura da sua empresa.
Para isso, existem algumas ferramentas que podem te ajudar na melhoria contínua de seus processos, produtos e outros aspectos do seu modelo de negócio. São elas:
1 – DMAIC
O primeiro item da nossa lista de ferramentas de melhoria contínua é o DMAIC. Esse acrônimo significa:
- Definir (Define)
- Medir (Measure)
- Analisar (Analyze)
- Melhorar (Improve)
- Controlar (Control)
Com a ferramenta DMAIC, é possível aprimorar a gestão e as rotinas de trabalho, identificar oportunidades de melhoria nos processos internos, otimizar o uso dos recursos disponíveis e alavancar a produtividade.
Veja a seguir como cada uma das 5 etapas do DMAIC funcionam:
Definir
Na primeira etapa, busca-se definir quais problemas a empresa precisa resolver, bem como os objetivos que se deseja alcançar e os agentes envolvidos nesse processo.
Medir
Aqui a intenção é mensurar os problemas identificados e o impacto de cada um deles. Assim, fica mais fácil estabelecer prioridades e fazer comparações com os resultados obtidos no final do ciclo.
Nesta etapa, você vai quantificar o problema ou situação que você identificou na etapa anterior. A partir de dados e informações coletados, você terá uma noção mais clara sobre o cenário atual para, depois, estabelecer parâmetros de melhoria.
Analisar
Nesta terceira etapa, são feitas análises aprofundadas dos problemas identificados. O objetivo é chegar à causa-raiz para, então, saber que ações deverão ser tomadas para solucionar tais problemas e promover as melhorias necessárias.
Melhorar
Aqui são implementadas as ações de melhoria e enfrentamento dos problemas apontados lá na primeira etapa.
Controlar
Por fim, o desempenho das ações são monitorados de modo a evitar falhas na execução, efetuar os ajustes necessários e garantir que os resultados pretendidos se concretizem.
Veja mais sobre DEMAIC:
- Exemplos de DMAIC: como solucionar problemas e promover a melhoria contínua na organização
- O que é DMAIC: o método ideal para solucionar problemas e promover a melhoria contínua
2 – Diagrama de processos
Outra ferramenta para promoção da melhoria contínua que você pode implementar na sua empresa é o diagrama de processo.
Por meio dessa ferramenta, é possível visualizar com mais clareza como o processo em questão funciona.
Neste diagrama, são colocadas todas as etapas do processo, do começo ao fim, suas entradas e saídas, além de seus respectivos responsáveis.
A ferramenta esquematiza visualmente todas as tarefas que precisam ser executadas no processo analisado e a ordem em que isso acontece.
Dessa forma, é possível identificar gargalos, falhas na comunicação e oportunidades de tornar esse processo mais eficiente e ágil.
Com o diagrama e monitoramento constante das etapas, fica mais fácil redesenhar os processos e otimizar os resultados.
3 – Kaizen
De origem japonesa, Kaizen significa “mudança para melhor”. Esse conceito surgiu na década de 1950, quando o Japão ainda estava se reconstruindo após a Segunda Guerra Mundial.
Hoje em dia, muitas empresas utilizam o Kaizen para promover a melhoria contínua de seus processos.
Os princípios do Kaizen são:
- Colaboração de todos os envolvidos;
- Transparência;
- Eliminação de desperdícios;
- Produzir mais com poucos recursos;
- Foco no local onde o valor é gerado;
- Aprender com a prática.
A Toyota, por exemplo, é uma grande adepta do Kaizen. Seus colaboradores são treinados periodicamente para executarem os processos de produção dentro de padrões estabelecidos.
Além disso, a empresa está sempre em busca de realizar suas tarefas diárias da melhor maneira possível a fim de economizar tempo e dinheiro e potencializar os resultados.
Se você quer entender tudo isso um pouco melhor, então veja no vídeo abaixo como a Toyota utiliza o Kaizen (ative a legenda em português):
Saiba mais: Conheça 3 ferramentas de mapeamento de processos e as vantagens de cada uma
E aí? Ficou claro o que é ciclo de melhoria contínua?
Para que a sua empresa consiga alcançar um desempenho cada vez mais satisfatório, implemente o ciclo de melhoria contínua.
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