Você conhece o ciclo de gerenciamento de processos?
Trata-se de um método que muitas empresas vêm implementando em suas rotinas a fim de promover a melhoria contínua e alavancar o desempenho.
Ficou interessado? Então confira nas próximas linhas o que é e como funciona um ciclo de gestão de processos.
Leia também: Ferramentas para avaliação e melhoria de processos: o trio que vai te ajudar a solucionar seus problemas de negócio
Continue a leitura e veja duas ferramentas e exemplos práticos para se inspirar e implementar esse ciclo na sua empresa.
O que é ciclo de gerenciamento de processos?
Toda empresa, independente de seu porte ou do modelo de negócio por ela praticado, é formada por processos.
Tendo isso em vista, é de extrema importância promover um gerenciamento eficiente desses processos. Assim, será possível otimizar recursos e esforços e potencializar os resultados.
É partindo desse raciocínio que surge o ciclo de gerenciamento de processos, cuja principal proposta é fomentar a melhoria contínua dentro das organizações.
De maneira cíclica, esse método passa pelas fases de planejamento, modelagem, execução, controle e otimização.
A intenção é permitir que os gestores tenham maiores condições de garantir a eficácia e a eficiência dos mais variados processos de uma organização.
Mas como funciona esse tipo de clico? Como executá-lo na prática? Confira a seguir!
Confira em nosso blog: Ações de melhorias nas empresas: confira 7 dicas infalíveis
Como funciona o ciclo de gestão de processos?
Como bem adiantamos no tópico anterior, o ciclo de gerenciamento de processos funciona com base em 5 fases.
São elas:
1 – Planejamento
Na fase de planejamento do ciclo de gestão de processos, define-se as metas e as ações necessárias para alcançar tais metas.
2 – Modelagem
O objetivo da fase de modelagem é estruturar o processo.
Ou seja, aqui ficam definidas as etapas do processo, os responsáveis por cada etapa, o propósito central do processo, etc.
Para isso, costuma-se desenhar um fluxograma para visualizar com mais clareza o modelo de processo criado.
3 – Execução
Na fase de execução, o processo é colocado em prática. Aqui estamos lidando com o aspecto mais operacional do ciclo, o que exigirá do gestor certa experiência e conhecimento técnico.
A intenção é fazer com que todos os envolvidos adotem esse novo modelo de processo.
4 – Controle
Com todos aderindo ao novo modelo de processo em execução, é hora de implementar mecanismos de controle desse processo.
Isso pode ser feito a partir de indicadores de desempenho e da coleta de feedback de todos os envolvidos.
5 – Otimização
Com base nas informações coletadas na fase anterior, será possível identificar certas fragilidades e gargalos do processo em execução. Assim, na fase de otimização, são feitos os ajustes e as melhorias necessárias.
Com as novas ideias que forem surgindo, dá-se início ao ciclo novamente.
Apesar de termos colocado essas 5 fases separadamente, é importante lembrar que elas podem ocorrer de maneira simultânea.
Veja mais: O que é DMAIC: o método ideal para solucionar problemas e promover a melhoria contínua
Ferramentas de ciclo de gestão de processos
DMAIC
DMAIC é a sigla para:
- Define (definir)
- Measure (medir)
- Analyze (analisar)
- Improve (melhorar)
- Control (controlar)
Este infográfico traz mais dicas sobre o ciclo de gerenciamento de processos DMAIC:
Fonte: Siteware
Para entender melhor como o DMAIC funciona na prática, confira o seguinte exemplo.
Uma rede de hotéis registrou queda no número de hóspedes nos últimos 12 meses. Como solucionar esse problema com a ferramenta DMAIC?
Definir
Primeiro você precisa definir a situação-problema que, neste caso, é a queda no número de hóspedes.
Medir
Em seguida, você precisa mensurar o problema. Suponhamos então que a queda no número de hóspedes foi de 17% nos últimos 12 meses.
Analisar
Analise as possíveis causas para o problema. Neste exemplo, a causa está no processo de reservas do site da rede de hotéis, o qual é muito confuso e burocrático.
Melhorar
Como medidas para melhor o processo de reservas, é possível, por exemplo, reformular o design do site, investir na criação de um chatbot ou cadastrar o hotel em sites como o Trivago, Booking etc.
Controlar
Para controlar o processo e as medidas de melhoria implementadas, você pode utilizar indicadores de desempenho.
Por exemplo: o total de reservas e o número de reservas não finalizadas. Além disso, pode fazer pesquisas de satisfação com os usuários para saber quais sugestões eles têm a fazer.
Leia também: Exemplos de DMAIC: como solucionar problemas e promover a melhoria contínua na organização
PDCA
O Ciclo PDCA é um dos mais utilizados na gestão de processos. Confira no vídeo abaixo (da Resultar Gestão) uma explicação sobre como o PDCA funciona, assim, você poderá conhecer mais um ciclo de gestão de processos:
Agora que você já sabe tudo sobre ciclo de gerenciamento de processos, que tal implementar na sua empresa? Temos certeza que esse método vai fazer toda a diferença nos seus resultados.
Saiba mais: Vantagens do Ciclo PDCA: veja como ele otimiza a qualidade da sua empresa
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