01. Já estamos no início do ano e ainda não fizemos o nosso planejamento para 2015. Temos apenas o orçamento a ser seguido. Isso sempre acontece na minha empresa, e acabamos não fazendo o planejamento e o orçamento é sempre modificado ao longo do ano. Com sair desta rotina?
O que acontece na sua empresa é bastante comum. Quase toda empresa se preocupa com o orçamento, pois é um instrumento fácil de ser interpretado e importante para a saúde financeira das organizações. Até aí tudo certo. Mas quando o orçamento é realizado sem um direcionamento estratégico, corre-se o risco de não ser incluído, por exemplo, no item “investimentos”, aqueles investimentos mais significativos para que a empresa possa sair de seu patamar atual e melhorar seus resultados. Sem planejamento estratégico, normalmente o orçamento é realizado com base no ano anterior, e as metas de redução de custos ou aumento das receitas, são lineares, como diminuir 20% das despesas, ou crescer receitas em 10%. Com isso, cada área acaba decidindo isoladamente sobre quais itens serão cortados, e nem sempre os itens cortados ou reduzidos por um departamento ou diretoria, são os ideais para a empresa. Imagine, por exemplo, que a área de vendas decida reduzir em 20% sua força de trabalho, demitindo vendedores, pois eles estavam mesmo um pouco ociosos no ano anterior, e provavelmente não farão falta. Acontece que no ano anterior, a empresa investiu em marketing, e pretendia colher os frutos no ano corrente, tendo feito campanhas institucionais e gerado interesse em seus produtos, que seriam agora trabalhados pela equipe de vendas para que os frutos fossem colhidos. Um dos principais resultados do planejamento estratégico, é o portfólio de iniciativas, que são projetos e ações, priorizados, que deverão ser executados. Os custos de todos estes projetos, deverão ser incluídos no orçamento base, para garantir os recursos necessários para sua execução. Outro resultado importante do planejamento estratégico, são as metas para os diversos objetivos. E, normalmente, quanto mais desafiadoras forem as metas, maior o esforço para alcançá-las e provavelmente maiores serão os recursos a serem empregados na execução dos projetos. Muitas outras informações importantes são definidas no planejamento e refletidas, não só no orçamento, mas em todas as áreas da empresa e a única maneira de sair desta “rotina”, como foi colocado na pergunta, é fazendo o planejamento estratégico, de preferência antes de definir o orçamento base a ser perseguido. Mas, caso já exista um orçamento, nunca é tarde para ajustá-lo. Hoje, com o dinamismo dos acontecimentos, os ajustes são bastante frequentes, tanto no planejamento, quanto no orçamento. O importante é sempre fazer o alinhamento entre o Planejamento e o Orçamento, pois são ferramentas importantes para o desenvolvimento organizacional.
02. Como priorizar os processos a serem mapeados e redesenhados?
Para começar, sugerimos que você desenhe a cadeia de valor de sua empresa. A cadeia de valor é forma gráfica de mostrar os processos principais, aqueles ligados ao negócio da empresa, e os processos de apoio, aqueles que como o próprio nome diz, apoiarão a execução do negócio. São exemplos de processos principais, vendas, produção, entrega e pós venda. São exemplos de processos de apoio, administrativo e financeiro, TIC (tecnologia da informação e comunicação), gestão de pessoas e RH, e manutenção.
Exemplos gráficos de Cadeia de Valor:
Em seguida, se existir um planejamento estratégico, ele provavelmente indicará quais processos deverão ser melhorados, dependendo do direcionamento que a empresa quer tomar e do conjunto de metas a serem alcançadas. Por exemplo, se uma empresa definiu que precisa reduzir o tempo e o custo de fabricação de determinado produto, para se tornar mais competitiva, com certeza ela terá que aprimorar os processos ligados à produção e também aprimorar seu sistema de custeio. Esse pode ser um bom indicador de como priorizar os processos a serem aperfeiçoados.
Outra forma é comparar a empresa com o mercado, verificar onde existem lacunas de eficiência e investir nas ações de melhoria. É o famoso benchmark.
Uma outra maneira é realizar um diagnóstico mais profundo para entender melhor as questões internas e externas envolvidas, e adotar um critério para identificar os processos a serem aprimorados.
_________________________________________________________________________________________
Contribuir com as organizações para que alcancem melhores resultados – é a nossa Missão
A Setting Consultoria & Gestão Empresarial é uma empresa procurada para encontrar as melhores soluções para um resultado durador.
Tanto em projetos de consultoria específicos, quanto atuando de forma conjunta na gestão de sua empresa, buscamos sempre o melhor caminho para alcançar melhores resultados. Não são todos os caminhos que servem para todas as empresas – Prezamos a individualidade e consideramos as particularidades de cada cliente.
Para mais informações, visite www.setting.com.br ou leia outros artigos em nosso blog www.blog.setting.br
