Quem se pergunta como melhorar a gestão de uma empresa é porque percebe que seu negócio não está atingindo todo seu potencial e que os resultados estão aquém do esperado.
Em uma hora dessas, muitos empreendedores estão focados em “apagar incêndios”, tentar solucionar cada vez um problema diferente e, assim, acabam sem tempo para parar e pensar na melhor estratégia para colocar sua empresa em ordem e gerir seus negócios de uma maneira eficiente e assertiva.
Se este é o seu caso, tenha certeza de uma coisa: você precisa parar de “correr de um lado para o outro” e voltar a ter as rédeas da situação.
Para isso, reserve um tempo em sua agenda, reúna sua equipe de confiança e siga este passo a passo.
Veja também em nosso blog: Conheça os Estilos de gestão empresarial mais usados nas organizações
Como melhorar a gestão de uma empresa?
Em primeiro lugar: foco. Este é um hábito de pessoas de sucesso que você deve aprender a adotar: concentrar suas atenções em um problema de cada vez, principalmente quando são complexos como a gestão de uma empresa.
Você terá que se desvincular das atividades operacionais (muitos empreendedores são viciados nelas e não conseguem delegar tarefas) e voltar toda sua atenção para descobrir como melhorar a gestão de sua empresa.
Uma dica é reservar alguns dias por semana, talvez três manhãs, as segundas, quartas e sextas, por exemplo, em que não poderá ser interrompido para nada.
Estipule também um prazo máximo para determinar um plano de ações efetivas, que será fruto desse trabalho. Um mês se dedicando em três manhãs por semana pode ser suficiente, dependendo do porte do seu negócio.
Sim, pode parecer muito, mas não tem como melhorar a gestão de uma empresa sem dedicar um bom tempo para isso.
Vamos ao passo a passo?
Este post também pode te ajudar: Conheça (ou relembre) as principais ferramentas de gestão empresarial e como usar em seu negócio
Antes de dar uma olhada no passo a passo, uma pergunta: o que é gestão da empresa, afinal?
O que é gestão da empresa?
Você sabe mesmo o que é gestão da empresa? Veja esta definição, ela te mostrará claramente e sem dificuldades o que é a gestão de uma empresa:
A gestão da empresa significa otimizar a utilização de recursos financeiros, tecnológicos, de pessoal e de conhecimento (entre outros), de forma integrada e racional, com o objetivo de maximizar os resultados do negócio, atingindo seus objetivos organizacionais.
Agora que você entendeu ainda melhor o que é gestão da empresa, vamos conhecer o passo a passo e também algumas ideias para melhorar a empresa?
Passo 1: Porque nossos clientes preferem nossos produtos ou serviços?
Normalmente as empresas têm uma missão, que é a razão de existirem e entregarem algum valor para a sociedade. Se sua empresa não tem uma definida, é preciso providenciar.
Mas, neste momento, estamos falando de outra coisa. Se você está tentando descobrir como melhorar a gestão de uma empresa, é porque ela já está em operação e tem clientes ativos.
Descobrir o que faz esses clientes preferirem o seu negócio – saber qual valor enxergam em suas soluções – é fundamental para determinar no que sua empresa precisa melhorar cada vez mais.
Vamos usar um exemplo ilustrativo bem simples: se sua empresa é uma doceria e os clientes vão lá porque os bolos são gostosos e o ambiente é agradável, é preciso entender como fazer que cada vez mais seus doces sejam gostosos e seu ambiente, agradável.
Use pesquisas para conhecer melhor seus clientes!
Uma das melhores maneiras de descobrir porque seus clientes preferem seus produtos ou serviços é fazendo uma boa pesquisa de mercado.
Esses instrumentos fornecem dados e informações baseadas em fatos reais e seguindo uma metodologia estatística comprovada. Assim, a sua tomada de decisão será muito mais certeira.
Definir o que diferencia seu produto da concorrência meramente por meio de sua impressão pessoal é bastante arriscado. Por isso, tome o cuidado de realizar uma pesquisa.
Não sabe como fazer uma?
Confira neste vídeo do SEBRAE como fazer uma pesquisa de mercado tradicional:
Hoje, com as oportunidades surgidas com a transformação digital, esse tipo de pesquisa pode ser realizada até mesmo online, com excelentes resultados.
Atualmente, plataformas especializadas em pesquisas digitais facilitam esses trabalho e diminuem drasticamente custos de hospedagem, deslocamento e treinamento de entrevistadores que teriam que circular por todo o país, por exemplo.
A pesquisa online chega até onde seu público está por meio da internet. E se você acha que isso pode causar algum viés na pesquisa, saiba que algumas das empresas especializadas fornecem até um painel de respondentes segmentado.
Assim, é possível fazer a pesquisa de marketing com muito mais precisão, velocidade e custos extremamente acessíveis.
Confira mais este vídeo. Ele mostra exatamente como funciona esse tipo de pesquisa:
Portanto, se você quer realmente descobrir como melhorar sua empresa, comece usando a tecnologia a seu favor para saber tudo sobre seu cliente.
Assim, você poderá surpreendê-lo positivamente, entregando exatamente o que ele deseja e até mesmo superando suas expectativas.
E quem supera as expectativas dos clientes, acaba por fidelizá-los. Pense nisso!
Saiba mais: Entenda como a tecnologia está mudando as ferramentas de pesquisa de mercado
Passo 2: Quais processos são responsáveis por entregar esse “valor” aos clientes?
Muito bem, você já sabe o que seus clientes buscam em seu negócio e quais necessidades e desejos conseguem suprir com ajuda da sua marca.
Mas como você faz isso? Através de processos. Seus bolos são mais gostosos porque você usa ingredientes de qualidade e segue receitas exclusivas.
Seu ambiente é mais agradável porque a decoração é impecável e o serviço é de primeira.
Estes são os processos onde você deve focar sua atenção para que a empresa tenha uma gestão mais eficiente.
Mas como definir esses processos?
Existe uma maneira de identificar como o cliente enxerga o valor de sua oferta. Pra isso, usa-se uma equação de valor para o cliente.
Isto é: tudo aquilo que é um “custo” para o cliente, diminui o valor da oferta final. Esse custo não é exclusivamente monetário. Pelo contrário, ele envolve diversos outros fatores. Da mesma forma, tudo que o cliente valoriza deve ser somado. A diferença entre os custos para o cliente e aquilo que ele valoriza, determina o valor final entregue para ele.
Segundo Philip Kotler, esses custos e valores seguem os seguintes critérios:
Tipos de custos para o cliente:
- Custo psíquico
- Custo de energia física
- Custo de tempo
- Custo monetário
Tipos de valor para o cliente:
- Valor da imagem
- Valor do pessoal
- Valor dos serviços
- Valor do produto
Quer visualizar melhor essa “equação de valor para o cliente“? Então, condira este infográfico:
Valor entregue ao cliente final
Veja também: Cadeia de valor e cadeia de suprimentos: abordagem inicial
Passo 3: Existem processos de apoio que estão sendo negligenciados?
Por outro lado, a empresa também precisa de manutenção, segurança, gestão financeira, recrutamento e seleção, etc.
Alguns desses processos de apoio podem estar prejudicando a gestão de seu negócio, se forem ineficientes. Sem uma seleção e treinamento adequados, por exemplo, a qualidade tanto dos doces quanto dos serviços cairá.
Da mesma forma, se a gestão financeira desperdiça recursos, não haverá como manter a empresa e cumprir com suas obrigações.
Muitos acreditam que por não serem a atividade fim da empresa, os processos de apoio podem ficar em segundo plano. Na verdade, esse tipo de atitude é altamente arriscada.
Esses processos precisam acontecer adequadamente. O que pode ser feito, em alguns casos, é a terceirização de certos processos de apoio.
Por exemplo: um banco não mantém uma guarda patrimonial própria. Isso seria bastante inviável. A gestão de uma empresa de segurança envolve conhecimentos e habilidades completamente diferentes das que um banco precisa dominar.
Portanto, dentre as ideias para melhorar a empresa, um banco pode pensar em terceirizar os serviços de segurança de suas agências. E é isso, exatamente, o que todos eles fazem. O mesmo vale para o transporte de valores e atividades similares. Assim como a limpeza, a decoração e a reforma das agências bancárias. E, porque não citar, serviços de propaganda, por meio de agências de publicidade.
Serviços de consultoria também são uma forma de terceirização. Saiba mais sobre isso: Como funciona uma empresa de consultoria e quais as vantagens para seu negócio?
Passo 4: Analise os processos procurando atrasos, gargalos e outras ineficiências
Comece pelos processos que mais agregam valor percebido pelos clientes e veja como podem ser melhorados.
O uso de novas tecnologias (que tal fazer pedidos por meio de smartphones, por exemplo, e melhorar ainda mais o atendimento?), a mudança de comportamentos arraigados, o layout da loja, a adoção de softwares de gestão de estoques ou financeiros, entre diversas outras providências podem ser tomadas.
Fazer uma boa pesquisa de satisfação com os clientes pode ajudar nisso, para que eles apontem o que mais precisa ser melhorado, para que você foque ainda mais suas atenções nesses processos.
Nem sempre é fácil analisar processos.
Uma maneira de fazer isso é desenhando um diagrama de processos, ou fluxograma do processo.
Essa ferramenta detalha as entradas e saídas de cada processo, quem são os responsáveis pelas tarefas individuais dentro do processo eles, que decisões precisam ser tomadas, o que deve ser feito e em que ordem.
Esses fluxogramas são diagramas que indicam o fluxo das tarefas e a melhor maneira de executá-las para que se entregue o melhor resultado (= valor!!), seja pata clientes internos ou finais.
veja mais em nosso bloig: Como desenhar um fluxograma de processo sem conhecimento técnico profundo?
Este interessante fluxograma mostra como analisar os processos de sua empresa para conseguir melhorá-los continuamente. É o que se chama de streamline workflow:
Streamline workflow
Passo 5: Defina indicadores de performance e acompanhe os resultados
Agora que você já sabe quais processos trazem mais valor para os eu negócio, fica fácil descobrir como melhorar a gestão de uma empresa.
Depois de definir a melhor maneira de executá-los, defina indicadores de performance para que possa medir se os resultados estão realmente melhorando com as mudanças efetuadas.
No nosso exemplo, você pode definir qual o tempo máximo que um cliente pode esperar para ser atendido e até mesmo quantos clientes devem retornar, todo mês, ao seu estabelecimento, demonstrando fidelidade.
Acompanhando esses indicadores de performance (KPIs – Key Perfomance Indicators, em inglês) você poderá perceber se sua empresa está seguindo o caminho certo ou se precisa de ajustes e melhorias nos processos.
Que achou desses 5 passos de como melhorar a gestão de uma empresa? Se você precisa de ajuda para isso, pode contar com uma consultoria de gestão empresarial para assessorá-lo nesse processo.
