Todos querem manter seu negócio com uma boa saúde financeira e em crescimento. Mas, para isso, é preciso fazer todo um trabalho de gestão interna em duas direções.
Não só para evoluir no aumento das receitas, mas também em um outro ponto principal: a redução de custos.
E você já conhece algumas dicas de redução de custos nas empresas?
Encontrar sua margem de lucro é uma conta que pode parecer simples, já que depende de apenas dois fatores: receitas e custos. A conta nem é tão simples, mas uma coisa é verdade, para alcançar margens mais altas, você tem apenas duas opções:
Aumentar a receita sem sobrecarregar a operação é uma tarefa difícil, principalmente quando se está com os recursos limitados. Por isso, a redução de custos deve estar sempre no foco de qualquer estratégia empresarial de melhoria finaceira.
O corte de custos é a maneira mais eficaz de melhorar a rentabilidade do seu negócio, garantindo margens de lucro competitivas a médio prazo.
Nesse sentido, preparamos um conteúdo com as 4 dicas de redução de custos nas empresas que você precisa aplicar para ter bons resultados.
Veja também: 6 Dicas de gestão financeira que você deve usar hoje mesmo
4 dicas de redução de custos nas empresas
1- Analise os softwares utilizados atualmente
Para conseguir entregar seu produto ou serviço final, é fundamental utilizar tecnologias para identificar e analisar os processos, ações e etapas que precisa seguir.
Na prática, as empresas precisam de softwares que cumpram com algumas dessas ações de forma automatizada.
Mas quando pensamos na redução de custos, precisamos saber que a avaliação desses softwares é uma etapa essencial. Isso porque muitos dos programas utilizados nos negócios geram um alto custo, talvez por todas as suas funcionalidades disponíveis. Mas você usa todas elas?
O problema está no uso adequado de cada um deles. No dia a dia, será que seus times estão aproveitando o máximo que cada ferramenta pode oferecer?
Se durante a avaliação você perceber que a maiorias das funções não tem utilidade para o seu negócio, então chegou o momento de buscar outra solução que atenda apenas as sua necessidades reais.
Isso é mais comum do que parece nas empresas. No processo de vendas, por exemplo, muitas organizações utilizam de 2 a 5 sistemas diferentes para executar cada passo do processo: CRM, software para gestão de estoque, automação de marketing etc.
Mas, hoje, fica muito mais em conta adquirir um único sistema que possa fornecer todas as funcionalidades que você realmente precisa aplicar.
Confira: Benefícios de um sistema ERP online para gerenciamento de empresas
2- Avalie todas as possibilidades de fornecedores
Um grande erro das empresas é fechar grandes contratos com fornecedores sem ao menos ter o trabalho de realmente avaliar todas as opções possíveis.
Claro que essa busca de opções pode levar tempo e demandar trabalho (e tempo também é custo!), mas, na prática, essa pode ser uma das melhores dicas de redução de custos nas empresas.
Para empresas que trabalham com grande volume de produção, por exemplo, uma pequena queda no custo unitário pode ter um grande impacto na redução de custos totais.
Passar um tempo enviando e-mails e fazendo contatos telefônicos com outros fornecedores pode fazer com que você encontre uma diferença de centavos que vai valer a pena no balanço final da sua empresa.
Um exemplo claro: se você consegue reduzir em R$ 0,30 o custo de produção de um produto ao mudar de fornecedor, e faz um pedido mensal de 20 mil unidades, isso já representa uma redução de custo de R$ 6.000,00.
Uma boa redução, não é mesmo?
Leia também: 3 passos para aplicar a gestão de custos empresas
3 – Adquira equipamentos de qualidade
Vários equipamentos são necessários para a operação da sua empresa funcionar. Mas um dos custos que mais afetam as organizações está na manutenção desses equipamentos. Muitas vezes são adquiridos pensando na economia do momento, no investimento inicial, sem levar em conta as despesas futuras.
Quando chegar a hora de comprar novos equipamentos de escritório, por exemplo, procure por computadores, monitores e impressoras que sejam de qualidade.
Além disso, vale a pena verificar o custo energético de cada um, para adquirir aqueles que trazem gastos de energia também menores.
Com essa iniciativa, os equipamentos podem funcionar de forma muito mais eficiente e ter uma vida útil prolongada.
Isso dá a chance de economizar 30% ou mais em despesas de energia com esses dispositivos que consomem demais e, muitas vezes, não conseguem suprir as suas demandas atuais.
4 – Melhore a relação entre compras e estoque
O cenário ideal para todas as empresas, principalmente no comércio, é vender tudo aquilo que é comprado ou produzido.
Mas a realidade acaba sendo bem diferente. Isso se deve à dificuldade que é fazer uma boa previsão de vendas. Por esse motivo, existem erros comuns na relação entre aquisição e estoque que você deve evitar.
Uma alternativa é sempre fazer uma compra maior, com uma pequena margem de segurança, para ter a garantia de estoque e nunca ficar sem produtos e perder vendas.
Mas ter um grande estoque parado pode representar uma série de problemas, tais como:
- Falta de espaço para outros produtos;
- Pagamento da compra antes de ter o retorno da venda;
- Problemas de validade dos produtos;
- Avarias pelo longo tempo de armazenamento;
- Custos de aluguel e manutenção de armasens.
Por isso, se você está buscando manter um bom planejamento estratégico em vendas, é preciso alinhar essa relação entre compras e estoque para não enfrentar os problemas relacionados ao alto volume de estoque e também a falta de produtos.
Essa é uma das dicas de redução de custos nas empresas que precisa ser aplicada o quanto antes.
Para mudar isso, crie um planejamento de acordo com o seu histórico de vendas já realizadas. Assim, fica mais fácil de prever o volume e entender quais as oportunidades de negócio, como as ofertas feitas pelos fornecedores, que você pode aproveitar na hora certa, alavancando suas margens.
Quer mais algumas dicas de redução de custos nas nas empresas?
Confira este infográfico da Universal Software:
DICA EXTRA: Implemente a melhoria contínua de processos
Você viu diversas dicas de como reduzir custos na empresa com ações pontuais, mas existe uma maneira de reduzir custos na empresa em todo os processos de seu negócio.
A melhoria contínua de processos consiste em uma metodologia dividida em 6 passos:
1- Analise o processo atual e entenda como ele funciona
Escolha um ou mais processos importantes de seu negócio e entenda como são realizados atualmente em sua empresa.
Defina quais são as etapas e tarefas, em que ordem ocorrem, quem são os responsáveis por realizar cada uma delas, o que deve se feito e quais são os eventos que marcam seu início e seu término.
2- Procure oportunidades de melhoria
Procure por desperdícios, atrasos, gargalos e etapas em que ocorrem muito erros repetitivos.
Essas são típicas oportunidades de melhoria. Pontos do processo que precisam ser realizados de outra forma para se tornarem menos custosos para e empresa e mais eficientes.
3- Desenhe um novo processo melhorado
Depois de idealizar a maneira de melhorar o processo para evitar desperdícios, atrasos, gargalos e erros repetitivos, você deve formalizar claramente quais são suas etapas, responsabilidades, ordem das tarefas etc.
Só assim todos poderão entender como ele deve ser realizado de agora em diante.
4- Defina indicadores de desempenho
É muito importante definir métricas que indiquem se o processo está mesmo melhorando. Por exemplo: no caso de um processo de vendas, essa métrica pode ser o valor vendido mensalmente ou o número de clientes conquistados.
5- Teste o processo, meça os resultados e faça ajustes, se necessário
Treine a equipe envolvido sobre os novos procedimentos e ponha o processo para funcionar.
Acompanhe e meça continuamente os resultados. Caso os indicadores de desempenho mostrem que o processo não está melhorando, faça ajustes. E caso isso não adiante, volte a etapa 1 pense em outras maneiras de otimizar o processo.
6- Adote o novo processo e melhore continuamente
Caso os testes mostrem que o novo processo melhorado realmente está funcionando de forma mais eficiente, adote-o definitivamente.
Mas não pense que a melhoria contínua parou por aí. Continue medindo e monitorando sempre seu processo e, tempos depois, volte a etapa 1 e tente melhorá-lo ainda mais.
Esta é, com certeza, ua maneira mais eficiente de como reduzir custos em uma empresa.
A Setting é uma empresa de consultoria empresarial que usa a gestão baseada em fatos para gerar valor e resultados para seu negócio.
Com uma abordagem sistêmica focada no cliente, pode ajudar sua empresa em diversas áreas, inclusive na redução de custos.
