O perfil e o comportamento do consumidor e mesmo dos clientes B2C mudou.
Hoje, com a transformação digital e o acesso fácil e rápido a informação por meio da internet, os compradores são muito mais exigentes, principalmente quando se trata da prestação de serviços.
Nesse contexto, as empresas buscam cada vez mais se destacar diante da concorrência por meio de processos bem estruturados e um controle de qualidade eficiente.
Mas você sabe como criar processos em uma empresa e monitorá-los de forma automatizada?
Acompanhe nossa postagem e descubra como fazer isso em sua empresa.
Como criar processos em uma empresa passo a passo
Criar processos é uma atividade complexa, mas que pode ser realizada com mais facilidade se você seguir com atenção este passo a passo corretamente e usar softwares específicos para a modelagem de processos.
1- Escolha os processos que agregam mais valor ao negócio
Não há como criar processo de uma empresa todos de uma vez, abarcando todas as áreas indiscriminadamente.
É preciso começar selecionando alguns processos estratégicos, que agregam mais valor ao negócio e influenciam diretamente na percepção de valor pelo cliente.
Caso contrário, corre-se o risco de não conseguir criar nenhum processo de forma adequado, pelo excesso de trabalho necessário para isso.
Assim, uma empresa que presta serviços de manutenção de ar condicionado deve focar na criação desse processo vital para sua empresa, deixando para um outro momento processos como a aquisição de materiais de escritório, por exemplo.
2- Mapeamento do processo atual
Escolhidos os processos que serão criados, é preciso analisar com ele são feitos atualmente.
Mesmo que não exista um processo formal descrito e documentado existem procedimentos que são seguidos, como checklists, manuais, fluxos de e-mails ou planilhas que são preenchidas.
3- Busca de oportunidades de melhoria
Com o processo atual devidamente mapeado, é hora de verificar oportunidades de melhoria, com a análise de gargalos, atrasos e desperdícios.
Com ajuda de quem atua diretamente neles, deve-se perceber seus pontos fracos para buscar a maneira de substituí-los por outras atividades e procedimentos mais eficientes e eficazes.
4- Desenho no novo processo otimizados
Com as oportunidades de melhoria claras e bem definidas, é hora de desenhar um novo fluxograma do processo.
Isso pode ser feito de forma muito eficiente por meio dos chamados programas de BPM Low Code, isto é: softwares que ajudam a desenhar esses fluxos de forma intuitiva, sem a necessidade de conhecer programação, e que usam interfaces amigáveis no estilo “arrasta e solta”.
Existem diversos programas como esses no mercado, inclusive alguns gratuitos, disponibilizados como serviços e acessados pela nuvem, os famosos SaaS (software as a Service).
5- Automatização e análise de resultados
Sem um sistema de controle de processos não é possível analisar seu desempenho.
Não adianta aprender como criar processos em uma empresa se não houver uma maneira de acessar dados confiáveis e em tempo real para saber se os processos estão sendo realizados com eficiência e dentro dos padrões de qualidade exigidos pelos clientes.
6- Melhoria contínua
De posse desses dados e indicadores de desempenho, o gestor poderá detectar falhas e realizar ajustes no processo, visando sua melhoria contínua.
Um exemplo prático de como criar processos em uma empresa
Empresas que realizam serviços externos por meio de técnicos especializados que visitam empresas de seus clientes ou mesmo residências, precisam ter um excelente controle de processos.
Uma maneira de fazer isso é usar as etapas descritas acima para criar checklists com todos os passos que o técnico deve seguir para realizar seu trabalho da maneira correta.
Por meio de um programa para gerenciar serviços, esse técnico recebe as atividades do dia em seu celular e preenche os checklists a cada visita realizada, inclusive anexando fotos e colhendo a assinatura do cliente.
Tudo automatizado e em tempo real.
Na outra ponta do processo o gestor tem acesso a esses dados em seu computador.
E muitas outras informações podem ser recebidas por ele, como um mapa com a localização dos técnicos, por exemplo.
Diversas atividades podem ser realizadas com ajuda desse processo automatizado, como o controle das ordens de serviço, o planejamento de rotas, além da visualização de relatórios e históricos.
Com tudo isso, o gestor pode planejar seu negócio dispondo de informações muito mais precisas, inclusive indicadores de produtividade e desempenho para melhorar a qualidade de seus serviços constantemente.
Ficou claro para você como criar processos em uma empresa e como isso ajuda a melhorar a qualidade dos serviços prestados?
Então, não perca mais tempo e use todas essas vantagens para fazer sua empresa se destacar no mercado com auxílio desse incrível exemplo de diferencial competitivo.
Este artigo foi escrito pela equipe do HEFLO, um software de BPM e modelagem de processos intuitivo e baseado na nuvem.
