A tomada de decisões em uma empresa nem sempre é um processo tranquilo, não é verdade? A responsabilidade pesa sobre o tomador de decisão que, por isso, deve se cercar das melhores práticas, para que possa decidir com confiança e assertividade.
Nesse contexto, o processo de tomada de decisão dentro de uma empresa segue aspectos racionais, analíticos, emocionais e de temperamento pessoal com uma boa dose de intuição, também.
Um grande inimigo é o tempo, que é sempre curto e traz com ele a pressão.
O tomador de decisão não precisa seguir uma personalidade ideal desenhada para um bom líder, afinal, cada um tem um jeito peculiar de ser e cada empresa possui valores e necessidades diferentes.
As ferramentas de tomada de decisão ajudam a enxergar um panorama completo da situação atual da empresa, através de informações, tabelas, relatórios e outros recursos e servem de apoio para os gestores que têm essa grande responsabilidade em mãos.
Os dados corretos e de fontes confiáveis são extremamente importantes para guiar o processo decisório e corrigir eventuais falhas, potencializando o que está dando certo.
Neste post você vai entender o que é tomada de decisão, como tomar uma decisão e conhecer também as principais ferramentas de tomada de decisão.
Leia também: 9 exemplos de tomada de decisão nas empresas e o passo a passo para não errar na escolha
O que é tomada de decisão, afinal?
É fácil entender o que é tomada de decisão, confira esta definição:
A tomada de decisão é um processo cognitivo que envolve tanto a razão quanto a emoção dos sujeitos. Trata-se de escolher a melhor opção entre várias alternativas.
Portanto, para saber como tomar uma decisão você deverá ponderar tanto fatores emocionais quanto racionais. Além disso, deverá listar uma série de alternativas e escolher a ideal para o problema que quer resolver.
Ficou claro para você o que é tomada de decisão? Então, veja agora como tomar uma decisão!
Confira também: Qual é o mindset ideal para nortear o processo de tomada de decisão?
Como tomar uma decisão?
Antes de conhecer as ferramentas de tomada de decisão, é importante que você entenda as etapas que deve percorrer para a tomada de decisões em uma empresa.
Assim, seguindo este passo a passo, você conseguirá organizar suas ideias com mais clareza e verá como tomar uma decisão pode ser um processo bastante objetivo, se realizado da forma correta.
1- Defina o qual é o problema a ser resolvido
O que, afinal, será tema de uma decisão?
Defina claramente, de preferência na forma de uma pergunta, o problema que precisa ser solucionado.
Nem sempre um problema é uma coisa ruim.
Por exemplo, pode ser uma oportunidade de investimento em TI você precisa decidir qual a marca dos novos computadores da empresa.
Assim, pense em perguntas como estas:
- Que marca de computador comprar para nossa empresa?
- Como reduzir os custos do negócio sem afetar a qualidade dos produtos?
- Quantas filiais abrir este ano?
- Devemos terceirizar o setor de tecnologia de informação da empresa?
2- liste possíveis soluções; dados podem ajudar
Colete dados sobre o problema, analise seus números e indicadores de desempenho, entreviste envolvidos no problema, observe a operação, colete documentos e até mesmo faça pesquisas internas, por meio de formulários online.
Reúna todas as informações que puder e, em seguida, liste as possíveis soluções que essas informações ajudaram você a definir.
3- Avalie as alternativas
Defina critérios como custo, tempo de implantação, qualidade, facilidade de uso e de treinamento, manutenção e outros.
Em seguida, avalie como cada um desses fatores afetam cada uma das soluções listadas.
Pontue e verifique os prós e contras de cada uma para ter um quadro geral de tudo que possa ser feito para resolver o problema
4- Tome a decisão: escolha uma alternativas
Depois de ter mergulhado a fundo em todas as alternativas e saber bastante sobre elas, você terá mais condições de tomar uma decisão.
Pense de forma macro. Isto é: como a alternativa escolhida vai afetar as diversas áreas da empresa. Focar apenas no departamento que está diretamente ligado à solução pode ser um grave erro.
Pese cada detalhe e tente prever, em curto, médio e longo prazos como a empresa será impactada pelo uso da solução escolhida.
Lembre-se: a tomada de decisões na empresa não precisa ser solitária. Se tiver tempo, peça a opinião de especialistas e de integrantes que podem ser diretamente afetados pela escolha.
Por fim, tome a deciusão. E tenha o cuidado de fazer isso a tempo. Protelar uma decisão sempre é uma decisão errada!
5- Implemente a alternativa escolhida
A implementação da alternativa escolhida é tão importante quanto a tomada de decisão em si.
Para isso, crie um plano de ação definindo responsabilidades, datas de entregas, objetivos, recursos necessários e outros pontos importantes.
Para isso, você pode usar a matriz 5W2H. Tratam-se das iniciais de 5 perguntas em inglês que vão te ajudar a definir com muita objetividade todos os detalhes do plano de ação.
Confira quais são essas perguntas e responda-as com cuidado:
- What? = O quê?
- Why? = Por quê?
- Where? = Onde?
- When? = Quando?
- Who? = Quem?
- How? = Como?
- How much? = Quanto?
Confira este template criado pela HEFLO e use para criar seu plano de ação:
6- Acompanhe os resultados e faça ajustes se necessário
Depois da decisão tomada e implementada, você deve acompanhar os resultados para poder se certificar de que realmente tomou a decisão correta.
Verifique indicadores de desempenho e caso a performance esteja aquém do esperado, não tenha medo de fazer ajustes na decisão.
É claro que isso deve ser feito com todo cuidado é só depois de realmente se certificar de que as coisas não estão indo como esperado.
Avalia o impacto da mudança de rumo e se não será muito custosa, demorada ou prejudicial para o negócio.
No caso de pequenos ajustes, sem grandes impactos, faça-os rapidamente. Lembre-se, em ambos os casos, de justificar as mudanças diante da equipe com dados e fatos concretos que justifiquem a mudança ou o ajuste em sua decisão.
Lembre-se: é melhor mudar de ideia e vencer do que persistir no erro e falhar.
Benefícios de tomar decisões com base em dados
- A utilização das ferramentas de tomada de decisão impacta diretamente na forma do gestor agir antes de dar o próximo passo em qualquer situação dentro da empresa.
- Além de colaborar para o efetivo desenvolvimento de uma organização, as ferramentas de tomada de decisão permitem aos administradores de negócios:
- Acesso a informações para a tomada de decisão mais completas e transparentes para o andamento dos projetos;
- Ao tomar decisões com base em relatórios confiáveis, será possível saber exatamente quanto vai gastar, sem precisar arriscar a empresa com despesas excessivas;
- Ter conhecimento de dados numéricos da empresa dará mais confiança no desenvolvimento de indicadores que vão medir cada passo do jeito que o empreendimento foi planejado;
- A variedade de relatórios para relatar a situação da empresa, oferecerá várias opções para investir, ou, irá mostrar os principais problemas atuais que devem ser corrigidos para a continuação de novos projetos;
- Redução drástica no tempo de tomada de decisão, pois os argumentos serão pautados e sustentados por dados reais da situação atual do negócio.
3 simples ferramentas de tomada de decisão
Separamos 3 simples e eficazes ferramentas de tomada de decisão que vão dar aquela força na hora de planejar suas próximas ações:
1 – Matriz de Decisão
A matriz de decisão funciona como uma bússola para indicar o rumo de tendências que se encaixam na realidade presente e ao que está sendo almejado na resolução do problema.
Por meio de uma ligeira análise de critério, é possível ter uma visão abrangente e lógica das coisas. E, assim, identificar pontos fortes e fracos de cada objetivo, tornando-se dessa forma uma técnica útil para a tomada de decisões.
Sua utilização é simples: basta escrever 5 ideias, dividindo-as pelos critérios de avaliação (Impacto, Esforço, Lucratividade e Visão) e depois pontuar de 1 a 5 a relevância de cada um desses critérios sobre as opções de decisão.
Some todas as notas e subtraia o valor do esforço no final. A maior pontuação na coluna TOTAL será a ideia a ser priorizada para solucionar o problema.
Veja este exemplo:
Fonte: Sforweb
Leia mais: Matriz de decisão: saiba o que é e veja exemplos de aplicação
2 – Matriz GUT – Gravidade, Urgência e Tendência
A Matriz GUT é uma ferramenta de ajuda na priorização de processos.
A matriz serve para classificar cada problema que você considera relevante para sua empresa pela perspectiva da gravidade (do problema), da urgência (de resolução) e da tendência (de piorar rápida ou lentamente).
- Gravidade: seriedade do problema e suas consequências na empresa.
- Urgência: resolução rápida do problema para não agravá-lo.
- Tendência: Potencial de agravamento do problema, trazendo prejuízo aos processos.
EXEMPLO:
Fonte: IFSC-USP
A Matriz de risco é outra ferramenta que ajuda na tomada de decisões em uma empresa. Você a conhece? Então, confira em nosso blog: Exemplo de Matriz de Risco: o que é e como usar nos negócios
3 – Matriz de Eisenhower
A matriz de Eisenhower é uma famosa ferramenta de tomada de decisão e recebe esse nome por causa de Dwight D. Eisenhower, presidente dos Estados Unidos entre 1953 e 1961.
Dwight D. Eisenhower costumava gerenciar bem o seu tempo, separando suas atividades em importantes ou menos importantes e urgentes ou menos urgentes.
Existe uma frase que retrata essa postura atribuída a ele:
“O que é importante raramente é urgente e o que é urgente raramente é importante”.
Utilizando essa simples ferramenta, é possível aumentar a produtividade.
É muito fácil expor as tarefas a serem executadas, pois a matriz é dividida em apenas 4 quadrantes, o que depende da urgência e importância da tarefa.
EXEMPLO:
Fonte: Na Prática
Leia tambèm: Etapas do processo decisório: 5 passos para resolver qualquer problema de forma eficaz
Saber como tomar uma decisão é fundamental em qualquer negócio.
A Setting é uma consultoria especializada em ajudar empresas a encontrarem soluções de gestão que valorizam pessoas e a excelência, com foco nos clientes, e sempre baseadas em fatos. Assim, a tomada de decisão é mais confiável e assertiva.
Saiba mais: Tipos de tomada de decisão na empresa: conheça os 5 principais para nunca mais errar nas suas escolhas
