No mundo corporativo, os processos são uma série de atividades que visam alcançar determinado objetivo.
Tratam-se de várias etapas estabelecidas pela empresa para que ela chegue aos resultados desejados.
Os processos empresariais definem as rotinas e os fluxos de trabalho, tornando-os mais uniformes e assertivos.
Uma fabricante de carros, por exemplo, conta com diversos profissionais que se distribuem em diversas funções fundamentais para a entrega do produto final.
Ou seja, o processo de fabricação de um automóvel é composto por etapas, que vão desde a aquisição de matérias primas até os últimos ajustes de acabamento e entrega.
Outro exemplo são as pequenas e médias empresas que querem simplesmente aumentar as suas vendas.
Para cumprir essa meta, os processos precisam estar bem estabelecidos: marketing, atendimento, qualidade do produto ou serviço, pós-venda, etc.
Mas como criar processos em uma empresa? A resposta para essa pergunta você confere agora!
Passo a Passo: Como criar processos em uma empresa?
Passo 1 – Mapeamento dos processos
Antes de criar processos empresariais, é preciso identificar como ocorrem atualmente as atividades que compõem tais processos.
O mapeamento define com clareza quais são os recursos (humanos, materiais e financeiros) necessários para execução das tarefas e os resultados que se pretende alcançar, além de suas etapas, entradas e saídas e outros pontos relevantes.
Passo 2 – Identificação de desperdícios, atrasos e gargalos
Após mapear os processos, fica mais fácil identificar gargalos e outras falhas nocivas para o desempenho da empresa.
Má distribuição de recursos e de tarefas, desperdícios e burocracia desnecessária são alguns exemplos de problemas enfrentados por empresas que não têm os seus processos bem definidos e estruturados.
Para fazer os devidos reparos, é necessário ir até a fonte do problema e pensar em soluções eficazes.
Passo 3 – Identificação de oportunidades
Os processos empresariais devem estar em constante aprimoramento.
Fique atento a oportunidades de melhorias nas rotinas de trabalho da organização.
O que pode ser feito para otimizar os resultados? Que novas competências precisam ser desenvolvidas? Não subestime a necessidade de treinamentos para as pessoas que vão executar os novos processos.
Com essas informações, já se pode iniciar o desenho do novo processo de negócio, mas alguns pontos precisam ser levados em conta, como você verá a seguir.
Passo 4 – Processos e estratégia corporativa alinhados
Não há como criar processos em uma empresa se eles não estiverem alinhados com o planejamento estratégico.
Por isso, é importante certificar-se de que cada processo criado está contribuindo para que as estratégias da organização sejam bem-sucedidas
Para Guilherme Barbassa, especialista em consultoria de gestão:
“O processo não existe sem estratégia e a estratégia não existe sem o processo. Um depende do outro”.
Passo 5 – Definição de prioridades
Agora que os processos estão alinhados com o planejamento estratégico, quais deles são fundamentais para que a empresa alcance seus objetivos?
Às vezes, querer criar ou redesenhar todos os processos de uma empresa de uma vez só pode ser um projeto ambicioso demais, além de sua capacidade.
Dê prioridade para os processos que te deixem mais próximo dos resultados que se pretende conquistar.
Depois de organizar esses processos, inicie uma nova fase e assim sucessivamente.
Passo 6 – Processos automatizados
Investir em tecnologia da informação para automatizar processos é fundamental.
Isso porque a automação cria um fluxo de trabalho mais bem definido e com menos brechas para erros.
Além disso, o gestor passa a ter informações em tempo real e mais controle sobre cada etapa dos processos, o que permite a correção de possíveis falhas antes que elas tomem maiores proporções.
Passo 7 – Integração entre os diferentes setores
Para que se crie processos empresariais de maneira eficiente, é preciso que todos os setores trabalhem de maneira integrada e em sinergia.
Cada departamento, apesar de desempenhar diferentes atividades e estar sob o comando de diferentes gestores, deve contribuir para os bons resultados da empresa.
O pedido de um cliente, por exemplo, pode passar por setores distintos: Comercial, Financeiro, Logística, etc.
Dessa forma, é fundamental que as diferentes áreas possam se comunicar com fluidez para que o trabalho seja executado de maneira eficiente.
Essa é mais uma vantagem de processos automatizados.
Passo 8 – Divulgação interna dos novos processos
Como criar processos em uma empresa sem comunicar a todos os envolvidos? Impossível.
Divulgue entre os colaboradores as modificações que a organização está implementando.
Isso é importante para que todos possam executar suas tarefas de forma correta.
Para fazer essa divulgação, uma campanha de endomarketing pode ser bastante eficaz.
A melhoria contínua dos processos
Saber como criar processos em uma empresa permite utilizar os recursos disponíveis de maneira inteligente.
Com processos bem definidos e estruturados, é possível reduzir custos operacionais, minimizar erros, aumentar a produtividade e tomar decisões mais assertivas.
Tudo isso reflete na qualidade dos produtos e serviços oferecidos, o que tende a deixar os cliente mais satisfeitos e fidelizados.
Mas assim que se termina de criar um processo, a coleta de dados e indicadores de resultados (preferencialmente de forma automatizada) deve ser feita com o objetivo de analisar seus resultados e definir como o processo pode ser aperfeiçoado ainda mais: é a chamada melhoria contínua de processos.
Este artigo foi escrito pela equipe do HEFLO, um software de BPM e modelagem de processos intuitivo e baseado na nuvem.
