Todos os profissionais sabem o quanto as reuniões de trabalho são importantes. Entretanto, dependendo da maneira como são conduzidas, elas podem se transformar em inimigas da produtividade.
Quando são improdutivas, desnecessárias ou longas demais, as reuniões atrapalham o dia a dia dos membros de sua equipe e o desempenho da organização.
Quer garantir que as reuniões otimizem e não atrapalhem as dinâmicas de trabalho? Então, confira a seguir nossas 8 dicas para torná-las mais eficazes!
1. Identifique o objetivo da reunião
O primeiro ponto que caracteriza uma reunião produtiva é o fato de ela ter um objetivo claro para todos. Ao estabelecê-lo, os demais participantes tendem a encarar o encontro com mais seriedade, o que resulta em uma maior participação da equipe.
Saber os motivos que estão por trás da reunião é uma premissa básica para despertar o interesse dos profissionais. Além disso, a definição de um objetivo permite que a conversa não se perca com discussões não relacionadas.
2. Prepare-se adequadamente
Todos os convocados para a reunião devem receber orientações claras em relação ao tipo de informação que deverão apresentar: listas, documentos, relatórios, números… Assim, ninguém é pego desprevenido e a reunião mantém o ritmo e o foco.
Portanto, ao marcar a data do encontro, especifique os materiais que deverão ser levados. Isso também proporciona um encontro completo, sem a necessidade de novas reuniões sobre o mesmo assunto por falta de dados e informações, por exemplo.
3. Mantenha a reunião sob controle
Uma forma de fazer isso é escolher um participante para ser o mediador da reunião, ou seja, alguém que cuide do tempo e mantenha o foco no objetivo desse encontro.
A missão do mediador é evitar dispersões e o desvio do propósito da reunião. Para facilitar a atuação desse profissional, divida com ele a agenda que deverá ser seguida.
4. Valorize a clareza das informações
É importante que se mantenha a clareza e a organização de todas as informações que estão sendo difundidas dentro da sala de reunião, pois é dessa forma que você garantirá que tudo que consta na ata corresponde ao que foi dito.
Essas informações podem ser disponibilizadas tanto na ata quanto em roteiros, que devem ser entregues antes da reunião para todos os participantes.
5. Construa o consenso
Em uma reunião, o consenso significa que, independentemente de os profissionais terem visões diferentes em relação a um mesmo fato, todos consigam entender a importância dele para a organização.
Para que ele seja construído, diminua a quantidade de objetivos a serem cumpridos no encontro, evitando a perda do foco para o ponto que deve ter o consenso.
6. Indique os pontos de ação
Uma reunião eficaz resulta em decisões e pontos de ação, não é verdade? Diante das ações que devem ser tomadas, é importante que haja a distribuição de tarefas e prazos para que o próximo encontro também traga resultados.
O mediador da reunião pode ficar responsável pela organização dos pontos de ação. Em relação aos prazos, cada um deve ser discutido individualmente.
7. Faça uma revisão
A reunião chegou ao fim, mas é fundamental que vocês revisem os pontos que foram discutidos e as ações que devem ser tomadas. Caso contrário, a produtividade da equipe pode ser afetada.
Nesse aspecto, basta fazer um checklist e se certificar de que todos os participantes entenderam o que foi abordado e decidido na reunião.
8. Divida a ata com todos
Por mais que alguns profissionais façam anotações e outros tenham uma memória fantástica, jamais deixe de dividir a ata com todos — e, de preferência, o mais rápido possível.
A ata tem o poder de condensar todas as informações que foram discutidas no encontro. Portanto, ela vai nortear os profissionais em suas respectivas ações e esclarecer a importância do que foi combinado e analisado ali.
Com nossas dicas, suas reuniões serão mais eficazes e sua equipe ganhará mais ritmo e produtividade no dia a dia. Quer outros conteúdos para aprimorar cada vez mais sua gestão? Então, siga-nos no Facebook, no LinkedIn e no Google+!
