Nosso entrevistado deste mês é José Carlos Firmino de Campos, Professor da Fundação Getúlio Vargas e consultor especialista em Gerenciamento de Projetos.
Firmino é Engenheiro Civil formado pelo Mackenzie com MBA em Administração de Projetos pela FEA / FIA / USP, especialização em Gerenciamento na Construção Civil pela Escola Politécnica e Project Manager Professional pelo PMI – Project Manager Institute.
01. As palavras “projeto”, “plano”, “iniciativa”, são muito comuns na gestão empresarial, mas nem sempre se conhece o real significado de cada uma delas. Você poderia nos explicar o que é um Projeto, e por que ele deve ser gerenciado?
Projeto é um esforço único, complexo e não rotineiro para se entregar um serviço, produto ou outro resultado dentro de objetivos de prazo, custo, qualidade e dos requisitos negociados com as partes interessadas.
Sem dúvida alguma, um projeto deve ser gerenciado e deve ter em mente o seguinte:
- entendimento claro de qual é o produto resultante do projeto, isto é, qual é a “entrega”;
- conhecimento da situação inicial, objetivos deste projeto em termos de prazo, custo e qualidade, benefícios decorrentes desta implantação;
- listagem das premissas adotadas, restrições, recursos existentes, principais riscos e partes envolvidas;
- definição de uma estratégia (como fazer o trabalho) e desenvolvimento do escopo do projeto (o trabalho a ser realizado).
Observa-se que, independentemente do tipo de projeto, estes pontos acima valem para todos os projetos.
Só a partir disso, deve-se começar a utilizar as ferramentas adequadas para o projeto em estudo como cronograma, orçamento, plano de qualidade, organograma, comunicações, riscos, aquisições e análise das partes interessadas.
Importante ressaltar, um planejamento está sujeito a mudanças por diversos motivos e isto torna o gerenciamento de projeto imprescindível.
02. É comum, em uma organização, a existência de muitos projetos a serem executados simultaneamente, mas nem sempre se tem recursos para que todos possam ser executados. Com isso, pode surgir uma disputa interna por suas realizações. Como o Gerente de Projeto contribui na decisão de qual projeto deve ser executado?
Uma disputa pela realização dos projetos é inevitável quando os recursos na organização são insuficientes e para isso é necessário a priorização de projetos, de forma que os recursos escassos sejam alocados para os projetos corretos.
O envolvimento do gerente de projeto é fundamental para a seleção de muitos projetos, que trazem as maiores e mais equilibradas contribuições aos objetivos e estratégias (e, portanto, aos clientes) da organização.
03. Quais as principais vantagens que uma empresa que possui uma área especializada no gerenciamento de projetos tem em relação a uma empresa semelhante que não a possui?
As empresas que contam com uma área específica, como um Escritório de Projetos (“PMO Project Management Office”) tem maior facilidade na implementação de seus projetos em virtude das formas de suporte à implantação de projetos, com :
- Proposição de metodologias, padrões e normas
- Acompanhamento e controle da implantação dos projetos
- Suporte aos gerentes de projeto na implantação
- Visão global do desempenho de todos os projetos
- Desenvolvimento e manutenção de modelos e métricas
- Suporte à capacitação de Gestores
- Repositório de informações e histórico dos projetos
- Coordenação das interfaces entre os projetos
Uma área dedicada ao gerenciamento de projetos deve ter as características da organização e deve ser formatada visando implantar seus projetos, com procedimentos que atendam à sua cultura, estágio gerencial e contexto específicos.
04. Existe no Brasil, uma cultura no meio empresarial que valoriza o profissional com especialização em gerenciamento de projetos?
O gerenciamento de projetos vem contribuindo muito como uma forma de realizar negócios e os profissionais de gerenciamento de projetos efetivos são sempre valorizados no mercado pela contribuição para a direção estratégica de organização.
Observo que este profissional deve ter uma abordagem pragmática na aplicação da gestão de projetos e foco na atividade fim da empresa. Desta forma, evita-se cair na armadilha da criação de uma “burocracia” de documentos de controle e perder os objetivos do projeto e seus benefícios.
O gerente de projetos deve ir ao encontro dos desafios de cada fase do ciclo de vida do projeto e decidir o que e como estas coisas devem ser feitas, diferentemente dos desafios do gerente funcional, que administram operações existentes e processos prontos.
05. Qual a relação entre o Planejamento Estratégico e o Gerenciamento de Projetos?
Um sistema integrado de gerenciamento de projetos é aquele em que o planejamento estratégico, a seleção dos projetos e a sua implementação estão inter-relacionadas. A mudança em uma das partes influenciará o todo.
Desta forma, esta área de gerenciamento de projetos tem como desafios evitar ou minimizar falhas como:
- Estratégias, metas e objetivos mal estabelecidos;
- Projeto sem uma pessoa responsável, mas sim várias, criando círculos de poder paralelos aos previamente estabelecidos
- Projeto é baseado em dados insuficientes ou inadequados;
- Incapacidade de acompanhar o progresso e detectar problemas com antecedência;
- Mudanças de prioridades;
- Falta de comprometimento da equipe;
- Recursos insuficientes para completar o projeto.
- Prazo insuficiente para completar o projeto.
- Expectativas não claras conduzindo para resultados não apropriados ou incompletos.
A implementação é a etapa mais difícil de um sistema integrado, pois quando feita sem o devido planejamento, em função da absorção dos executivos nos problemas do dia-a-dia, os resultados dos projetos ficam muito aquém dos desejados.
