Aumentar a produtividade, otimizar o tempo, reduzir custos e elevar a competitividade no mercado são alguns dos benefícios que a melhoria de processos traz para uma empresa. Talvez seja por esse motivo que centenas de empresas passam um bom tempo planejando como melhorar os processos, porém colocá-los em prática ainda é a parte mais difícil. Não que o planejamento não seja essencial, é claro que ele é, mas a empresa precisa estar determinada a melhorar os processos de verdade, tirando do papel aquelas bem planejadas instruções de trabalho para fazê-las acontecer. Mas como fazer isso? Como otimizar os processos, melhorar os recursos e, consequentemente, ampliar os lucros? Leia nosso post e descubra quais são os passos que irão melhorar os processos de sua empresa.
1. Mapeie os processos atuais e construa fluxos de trabalho
Toda empresa tem processos, por mais que eles não estejam documentados. Assim, para melhorar os processos, a primeira coisa a ser feita é identificá-los. Cada setor pode fazer esse mapeamento e criar os fluxos de trabalho, mas no momento de definir se estes processos continuarão como estão, todos os envolvidos devem opinar.
Cada processo tem uma entrada e uma saída e, quando a passagem de bastão de um setor para o outro acontece, muitas informações acabam se perdendo ou práticas irrelevantes ainda continuam tomando o tempo de outras que se adequariam melhor. Sendo assim, o momento de construir os fluxos de trabalho é o momento ideal para fazer todas as modificações necessárias e promover a melhoria de processos, tornando o fluxo de atividades algo fluido, atendendo às necessidades de todos.
2. Adquira a tecnologia necessária para a melhoria de processos
Atualmente é impossível pensarmos em como melhorar os processos sem o auxílio de sistemas de gestão empresarial que automatizam muitas atividades e ajudam na criação de fluxos de trabalho mais consistentes e organizados. Sistemas obsoletos devem ser substituídos por ferramentas mais modernas e adequadas ao perfil da empresa, elevando a produtividade das equipes e reduzindo o tempo gasto com a operação.
3. Flexibilize atividades para melhorar os processos
Com a proliferação dos dispositivos mobile, os processos da empresa podem se tornar mais ágeis e flexíveis, já que os funcionários podem acessar uma quantidade enorme de ferramentas e informações online. Smartphones e tablets podem ser utilizados para que os funcionários trabalhem remotamente e contribuam com maior eficácia para os resultados da empresa. Um vendedor, por exemplo, pode visitar clientes sem comprometer o lançamento de dados no CRM, já que esse acesso pode ser feito online, garantindo as metas de vendas e a nutrição do sistema de controle da empresa.
4. Prepare sua equipe para o uso de novos processos
Mudanças sempre causam certo desconforto. Assim, se torna importante conscientizar os funcionários sobre a necessidade de estabelecer novos padrões de excelência, como melhorar os processos a fim de obter resultados mais positivos. Todo o mapeamento de processos e o desenvolvimento de fluxos de trabalho devem envolver os funcionários e contar com sua participação para a construção de processos sólidos e bem desenhados. Da mesma forma, o treinamento para executar esses processos deve ser constante, tanto para os novos funcionários quanto para os que já passaram pela implantação, uma vez que ao longo do tempo as boas práticas acabam se perdendo.
5. Monitore os resultados
Para saber se a mudança de processos está surtindo resultados, você deve monitorar os indicadores de performance da empresa constantemente. Faça um panorama anterior à implementação dos novos processos e um posterior. Compare os indicadores globais e setoriais, verificando o que ainda pode ser aprimorado e o que está funcionando perfeitamente. Com o monitoramento regular, você mantém todos focados nos resultados e pode agir proativamente na próxima rodada para melhorar os processos da empresa.
Mudanças sempre aparentam ser difíceis e complicadas em seu início. Porém, com o modo correto de aplicá-las nas práticas da empresa, ela pode se tornar o diferencial, o ponto mais forte que a companhia possui. Então, agora que você já sabe que mudanças podem trazer benefícios diversos, é hora de analisar se sua empresa possui algum setor que carece de melhorias, pesquisar o que pode ser implementado e, enfim, trazer soluções mais efetivas. Ainda possui alguma dúvida sobre o tema ou tem alguma sugestão ou opinião que gostaria de compartilhar? Deixe seu comentário e participe da conversa.
