Um processo pode ser definido como um conjunto de atividades executadas em sequência, com entradas e saídas, rumo a um objetivo específico.
Diferentes etapas podem compor um processo na busca por geração de valor. Por isso, tê-las bem definidas e visualmente claras ajuda a evitar erros capazes de comprometer os resultados.
Nesse sentido, um mapa de processos empresariais acaba sendo uma ferramenta muito útil.
Neste artigo, vamos explicar o que é um mapa de processos, para quê ele serve e de que maneira ele pode beneficiar o seu negócio.
Continue a leitura e confira nas próximas linhas 5 dicas de como fazer esse mapeamento e um modelo de mapa de processos para se inspirar.
O que é um mapa de processos?
O mapa de processos é uma importante ferramenta de gestão que permite às equipes de trabalho entender melhor as etapas e nuances de um processo de negócio.
Trata-se de uma representação visual dos principais aspectos de um processo, como as entradas, as saídas, os principais responsáveis, os prazos para cada etapa ser concluída, a descrição das tarefas a serem executadas, os indicadores de desempenho, etc.
Um mapa de processos descreve visualmente todo o fluxo de atividades, mostrando:
- o que fazer,
- quando fazer,
- como fazer,
- quem deve fazer.
Com essa ferramenta, é possível chegar a um resultado mais satisfatório, evitando falhas durante o percurso e também retrabalhos. Além disso, um mapeamento permite identificar gargalos e oportunidades, mitigar redundâncias e otimizar tempo, esforços e orçamento.
O mapa de processos empresariais revela o que pode ser melhorado e facilita a compreensão de todos os envolvidos em relação às suas responsabilidades e a cada etapa do processo.
A intenção do mapeamento é garantir maior eficiência e agilidade aos processos, definindo limites e prioridades.
Contar com essa representação visual que se pode também apontar quais atividades agregam mais valor e que, por isso, merecem uma atenção especial.
Além disso, o mapa de processos orienta os gestores nas tomadas de decisão, as quais passam a ser mais assertivas.
Confira em nosso blog: Ferramentas para avaliação e melhoria de processos: o trio que vai te ajudar a solucionar seus problemas de negócio
Antes de conferir nossas 5 dicas, dê uma olhada nesta aula de Marco Ferrari sobre mapeamento de processos:
5 dicas de como fazer um mapa de processos empresariais
Confira agora 5 dicas que você deve seguir na hora de fazer o mapeamento de processos da sua empresa.
1 – Defina os processos que serão mapeados
Quais processos você pretende mapear? A resposta para essa pergunta está relacionada ao grau de relevância do processo.
Ou seja, escolha mapear os processos mais relevantes e que tenham maior influência sobre o valor gerado pela empresa.
2 – Determine os envolvidos no mapeamento
Para mapear um processo, é importante contar com a ajuda de diferentes colaboradores para que se possa ter diferentes pontos de vista sobre um mesmo processo.
Isso ajuda a enriquecer o processo com detalhes e ideias pertinentes.
Sendo assim, busque envolver funcionários de diferentes setores, fornecedores e até mesmo alguns clientes. Dessa forma, o seu mapa ficará mais completo, qualificado e próximo da realidade.
3 – Estabeleça os métodos e as ferramentas de mapeamento
Nesta terceira dica, é necessário que você saiba quais métodos e ferramentas serão utilizados no mapeamento.
Dentre as principais técnicas utilizadas para mapear um processo de ponta a ponta, podemos citar:
- Entrevistas;
- Questionários;
- Reuniões;
- Observações de campo;
- Pesquisa de dados históricos;
- Análise de documentos;
- Matriz SIPOC.
A escolha dos métodos mais adequados vai depender da natureza do processo e do seu objetivo.
4 – Verifique e valide o seu mapa de processo
Após finalizar a confecção do seu mapa de processo, é importante que você faça a verificação e a validação do mesmo.
A verificação consiste em conferir se não está faltando nenhum detalhe importante ou se há incongruências entre as etapas.
Já a validação significa legitimar o processo mapeado. É bater o martelo e dizer que daqui pra frente as ações deverão ser executadas conforme o mapa.
5 – Monitore o desempenho do processo
Nesta última dica, você deverá desenvolver mecanismos para monitorar o andamento e progresso do processo que você mapeou.
Esse acompanhamento é essencial para garantir a eficiência do processo e a produtividade das equipes.
Dessa forma, é possível fazer os ajustes necessários para assegurar que as tarefas sejam executadas da melhor maneira possível e que os objetivos sejam alcançados.
Por isso, mantenha seus indicadores de desempenho sempre atualizados.
Você sabe o que são indicadores de desempenho? Então, saiba mais aqui: Os 7 principais exemplos de indicadores de desempenho nas empresas para monitorar e melhorar processos
Modelo de mapa de processos
Agora que você já sabe o que é um mapa de processos e como fazer, veja a seguir alguns exemplos para se inspirar:
1 – Processo de reembolso de despesas
2 – Processo de melhoria contínua
3 – Processo de compras
Veja mais: 5 exemplos de processos de negócio e como automatizá-los
Reparou nos eventos iniciais e finais? E na sequência de tarefas? Assim, fica bem mais fácil entender um processo com ajuda desse mapa. É por isso que ele é considerado uma excelente ferramenta para gestão de processos.
Fonte das imagens: HEFLO
Saiba mais: Modelagem de processos de negócio: o que é, como fazer e principais benefícios para a sua empresa
E aí? Pronto para mapear os processos da sua empresa? Faça isso e experimente os benefícios que dessa ferramenta de gestão.
A Setting é uma consultoria de gestão empresarial com foco no cliente e na excelência, assim, ajuda sua empresa a tingir os melhores resultados. Para isso, entre outras especialidades, faz o mapeamento e a modelagem de processos, assim como seu acompanhamento e melhoria,
