Tarjab

Desafio

Demonstrando olhar para o futuro e identificando claramente as dificuldades que adviriam para a manutenção do crescimento, a liderança julgou importante profissionalizar a gestão e alinhar os sócios e gestores em torno de objetivos comuns. Para tanto contratou a Setting Consultoria, que já havia apoiado o ciclo de Planejamento Estratégico da Tarjab em 2005 e implementado uma solução de Relatórios Gerenciais Administrativo – Financeiros em 2006.

Para que os resultados fossem eficazes identificou-se desde logo um grande desafio: Como acolher o intenso esforço que se antecipava por meio da estrutura organizacional da Tarjab?

A Solução

A solução adotada foi a implantação da GID – Gestão Integrada do Desempenho. Com o apoio conceitual e operacional da Setting criou-se a área de Gestão Integrada (GI) da qual a Setting passou a ser parte integrante, com a missão de trabalhar associada à Alta Direção e desenvolver o modelo de gestão da Tarjab.

Foram assim lançadas as condições para que a empresa pudesse buscar a excelência na gestão

Por meio da gestão interina proporcionada pela GID, a assistência da Setting no dia a dia da Tarjab viabilizou sucessivos projetos que se estenderam de 2011 a 2016, período em que um amplo conjunto de práticas foram incorporadas e o modelo de gestão passou por amplo aprimoramento.

Projetos realizados

Mapeamento do perfil, auto diagnóstico da gestão e diagnóstico da cultura

Ainda em 2011 estava evidente para a direção a necessidade de gerar autoconhecimento e reflexão quanto aos desafios que se apresentavam.

Com esse propósito e para definir claramente o caminho a ser percorrido, decidiu-se mapear o Perfil da Organização para identificar as principais características da empresa e do seu ambiente de negócio; realizar o Autodiagnostico da Gestão, que apontou as principais lacunas a serem tratadas e; ainda, conduzir um processo de Diagnóstico da Cultura atual e definição da cultura desejada, o que ajudou a identificar os aspectos culturais favoráveis e aqueles adversos para a operacionalização dos valores e princípios organizacionais e realização das estratégias de longo prazo.

Benefícios do projeto

A cultura desejada para a organização e as principais diretrizes para o crescimento sustentável foram definidas. Essas informações, a partir de então, passaram a ser consideradas insumos para o planejamento de longo prazo e permitiram priorizar aspectos a serem tratados e definir iniciativas a serem conduzidas e monitoradas nos ciclos anuais de planejamento estratégico subsequentes.

Estruturação da Governança

Um dos benefícios de uma gestão familiar é a busca natural do consenso no que diz respeito aos interesses da gestão, da família e da organização. Entretanto, com frequência, essa vantagem se materializa em detrimento da agilidade no processo de tomada de decisão. A busca incessante do consenso, algumas vezes informal em demasia, traz via de regra como efeito colateral a perda na capacidade de rápida adaptação às mudanças no contexto de negócio.

A Tarjab compreendeu essa questão da forma adequada e decidiu instituir uma estrutura de governança segregando as instâncias da propriedade e da gestão. Nessa estrutura foi definido o papel do Conselho que como representante dos interesses dos acionistas define as diretrizes de longo prazo para a Gestão. Esta, por sua vez, implementa essas diretrizes e presta contas ao Conselho de suas ações e resultados. Para melhor implementar esse novo arranjo organizacional definiu-se também o papel do Diretor-Presidente, sempre um dos sócios, que orquestra a gestão e é o responsável final pelas decisões tomadas e resultados alcançados.

Para apoiar os gestores em seu novo papel e promover seu desenvolvimento a autoconhecimento, institui-se um programa de coaching executivo, com reuniões individuais e em grupos, de forma a alcançar novos níveis de maturidade profissional.

Benefícios do projeto

Por meio da prática da governança as informações passaram a ser comunicadas com maior transparência na organização, o tratamento entre sócios, gestores e demais partes interessadas tornou-se mais justo e equilibrado em relação aos seus interesses. Além disso, tanto os sócios quanto a gestão passaram a reconhecer mais claramente suas responsabilidades e a prática trouxe para a Tarjab considerações sobre a sustentabilidade da organização no longo prazo. A gestão manteve a busca do consenso, tão valorizado, sem perder a agilidade e capacidade de adaptação.

Planejamento estratégico

A Tarjab vinha há algum tempo e de forma pontual exercitando a prática de planejamento estratégico. Não definia, entretanto, como desdobrar as diretrizes do planejamento para permitir sua efetiva execução e monitoramento.

Estava evidente a necessidade de transformar o evento já existente em processo gerencial estruturado, com definição de objetivos, indicadores, metas e planos associados, o que viria a permitir seu monitoramento. Para tanto a GI passou a conduzir o processo de planejamento estratégico na Tarjab de forma sistemática, com responsáveis, métodos, periodicidade e respectivos controles para orientar seu funcionamento e monitorar sua aplicação, e introduziu-se na organização o conceito do Balanced Scorecard e Mapa de Objetivos Estratégicos.

Benefícios do projeto

O processo de planejamento estratégico foi formalizado e sistematizado, adquirindo papel essencial no modelo de gestão da Tarjab. Ao longo dos anos foram incorporados aperfeiçoamentos e o processo passou a envolver as áreas internas em seu desenvolvimento e considerar de forma abrangente as diversas partes interessadas, o que aumentou sua eficácia. Em 2015 o processo foi estruturado em três etapas, Formulação, Implementação e Gestão do Desempenho.

Calendário da gestão e Análise do desempenho

Como em todas as organizações, e na Tarjab não era diferente, reuniões para a solução de questões operacionais eram convocadas e aconteciam regularmente, por iniciativa dos gestores na medida em que percebiam a necessidade de tomar decisões. Não havia, entretanto, um calendário planejado de reuniões e o acompanhamento das decisões tomadas não estava formalizado.

Ademais, era um claro desafio a ser tratado monitorar o desempenho do portfólio de iniciativas, os resultados dos indicadores estratégicos e operacionais e acompanhar os contratos de gestão entre superiores e subordinados.

Decidiu-se então formalizar, com o apoio da Direção e dos gestores, o Calendário da Gestão um conjunto planejado de reuniões com temas e periodicidade definidas, que envolve os diversos níveis organizacionais e estabelece os momentos da gestão em que acontece o exercício da liderança e a gestão do desempenho estratégico e operacional.

Benefícios do projeto

O Calendário da Gestão apoia o exercício da liderança e o acompanhamento das decisões tomadas nos diversos níveis, e sistematiza o processo gerencial de análise do desempenho. Nas reuniões definidas para essa finalidade, com o apoio do Mapa de Objetivos Estratégicos e Dashboards, são monitorados o desempenho das iniciativas, os resultados dos indicadores estratégicos e operacionais e dos contratos de gestão entre superiores e subordinados, associados ao programa de remuneração variável. Como ferramenta de apoio à estas reuniões se utiliza o GE-STRATEC, ferramenta especialista de acompanhamento de resultados, e um sistema específico de registro das atas de reunião e ações associadas.

Gestão por processos

Empresa horizontalmente integrada, a Tarjab incorpora, vende, constrói e entrega seus produtos – empreendimentos imobiliários – aos clientes finais. Entretanto, a empresa estava fortemente estruturada de forma funcional com evidentes barreiras no fluxo de informação entre as áreas, o que impactava a agilidade dos processos.

A direção da Tarjab, consciente desse desafio, amparou diversas iniciativas para a análise e melhoria de processos na empresa, conduzidas diretamente ou apoiadas pela GI por meio de práticas de modelagem, projeto e gerenciamento de processos, o que resultou na incorporação de novas tecnologias, definição de indicadores de processo, análise e redefinição da estrutura organizacional e identificação das competências necessárias e riscos associados.

Benefícios do projeto

Em virtude das profundas mudanças por que passa o setor, a modelagem da cadeia, mapeamento dos processos e definição de novos requisitos passou a ser atividade praticamente constante na empresa. Quando necessário, novos processos são incorporados, como por exemplo o novo processo de Marketing e Vendas Inbound, ampla iniciativa estratégica que compreende o desenvolvimento de mercado por meio da criação de conteúdo digital, processo de automação de marketing para a nutrição de leads e sua evolução no funil de vendas. Este é ainda um processo inovador no setor de atuação da Tarjab.

Informações organizacionais

Como desdobramento da gestão por processos identificou-se a necessidade da definição formal das informações necessárias ao negócio e seu tratamento, o desenvolvimento dos sistemas apropriados e a garantia da segurança da informação.

Para lidar com essas demandas foi estruturado o Comitê de Tecnologia da Informação, que delibera sobre os investimentos necessários e os formaliza no Plano Diretor de TI, revisado e aprovado pela Direção à época do planejamento estratégico.

Benefícios do projeto

De 2012 a 2016 foram implementados novos sistemas corporativos tais como ERP da MEGA Sistemas, especifico para a gestão da Incorporação e Construção; GE-STRATEC para o acompanhamento de resultados; SuaHouse CRM, para a gestão do atendimento dos corretores próprios; RD Station, para a automação e gestão do marketing digital, que visa transformar visitantes em clientes potenciais; Oracle Services, para a gestão da experiência do cliente com a Tarjab, englobando serviços de pós-venda como atendimento financeiro, repasses e assistência técnica; Oracle Sales, para a administração dos processos de pré-vendas e vendas; e Oracle CPQ, para a simulação de propostas e implementação do fluxo interno de alçadas de aprovação.

Ainda, visando compatibilizar a infraestrutura com o crescimento do negócio e suas demandas por informação e comunicação, definiu-se que a infraestrutura de servidores e bancos de dados deve migrar paulatinamente para serviços em nuvem. Pretende-se assim, além da redução de investimentos não produtivos, o aumento da segurança da informação.

Contratos de gestão

No mapeamento da cultura atual, entre outros traços comportamentais, foi evidenciada a “postura de expectador” que os gestores cultivavam na Tarjab. Essa atitude foi diagnosticada pela direção como adversa ao desenvolvimento sustentável e priorizada como aspecto a ser tratado no desenvolvimento da cultura desejada.

A direção decidiu então promover o accountability dos gestores, o que se iniciou por um programa de educação da força de trabalho sobre esse conceito e culminou com a formalização de Contratos de Gestão, compromissos com a organização que permitem o reconhecimento da contribuição individual e coletiva para o alcance dos resultados.

Benefícios do projeto

Contratos de Gestão e Accountability foram definitivamente incorporados no vocabulário da gestão e na cultura organizacional da Tarjab. Os contratos de gestão são definidos entre líderes e subordinados na fase de implementação do Planejamento Estratégico, tendo como diretrizes as metas estratégicas desdobradas para as diversas áreas e processos. Os resultados alcançados são acompanhados trimestralmente por meio das reuniões previstas para essa finalidade no Calendário da Gestão, quando são também definidas as melhorias desejadas. Todas as informações são mantidas no sistema GE-STRATEC.

Gestão de Riscos & Compliance

Como parte e refinamento do processo de governança, a Tarjab entendeu que seria importante estruturar um programa de integridade (Compliance) para apoiar seu desenvolvimento sustentável. Para tanto definiu na estrutura de governança o Comitê de Gestão de Riscos e Compliance (CGR&C), instância responsável por estruturar o programa e promover os compromissos da direção quanto a integridade e a conduta empresarial responsável na organização.

Para melhor conduzir esse projeto o mesmo foi definido como uma iniciativa no planejamento estratégico de 2014, a ser conduzida em 2015. Neste ciclo foi estruturado o CGR&C, desenvolvido o Código de Conduta, e implementado o Canal de Denúncia para manifestações sigilosas sobre desvios de conduta, apoiado pela WhistleB, empresa sueca especializada em Canal para Comunicação Ética. No processo, ficou claro para o CGR&C que seria também necessário desenvolver a capacidade de identificar e tratar riscos de forma adequada, o que foi então implementado por meio de um programa de capacitação dos gestores e desenvolvimento de fluxos de trabalho segundo a NBR ISO 31000-2009.

Benefícios do projeto

A Tarjab tem hoje um programa de Compliance operante conforme recomenda a Lei Anticorrupção. Mais valiosa do que isso, entretanto, é a contribuição aos objetivos do processo de governança, com a efetiva gestão de riscos. O CGR&C recebe as manifestações de desvios de conduta ou riscos identificados, trata os casos sigilosos relatados ou delibera com os gestores sobre o tratamento adequado, e reporta ao Conselho, garantido a proatividade e transparência do processo.